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作者：李影影單位：中星電子股份有限公司

文件內(nèi)容存在失真現(xiàn)象

工程文件的核心是其準(zhǔn)確性的體現(xiàn)。工程文件的準(zhǔn)確性主要取決于以下這些內(nèi)容，如，工程不同的施工階段是否做到有效區(qū)分，工程的統(tǒng)計(jì)方法是否正確運(yùn)用，混凝土的強(qiáng)度取取值方法是否科學(xué)，標(biāo)準(zhǔn)差取值是否正確進(jìn)行，是否對(duì)批工程質(zhì)量的檢驗(yàn)填寫(xiě)規(guī)范，是否具體詳細(xì)填寫(xiě)一般項(xiàng)目和主控項(xiàng)目的內(nèi)容，是否對(duì)工程項(xiàng)目質(zhì)量的驗(yàn)收以“滿(mǎn)足規(guī)范”等詞語(yǔ)來(lái)評(píng)判等。然而，就當(dāng)前的工程文件的填寫(xiě)來(lái)說(shuō)，很多都是不符合要求的，并且有些工程檔案僅僅用復(fù)印件來(lái)敷衍。而且經(jīng)常在工程交工的時(shí)候進(jìn)行對(duì)資料的突擊整理，缺項(xiàng)漏項(xiàng)，驗(yàn)收和簽字不成系統(tǒng)，施工和記錄不相聯(lián)系，對(duì)于重要文件的丟失不特別重視，這樣，工程文件不能落實(shí)工程質(zhì)量責(zé)任制，也不能對(duì)施工質(zhì)量做到全面反映。圖紙的正確性有著更為重要的作用，其修改往往對(duì)整個(gè)工程都產(chǎn)生影響，并且會(huì)承擔(dān)法律責(zé)任，所以更應(yīng)該引起重視。

工程文件歸檔范圍混亂

工程項(xiàng)目建設(shè)涉及的公司，部門(mén)，單位的性質(zhì)，內(nèi)容往往都是不盡相同的。而且因?yàn)槠湫再|(zhì)和管理內(nèi)容的不同，往往都會(huì)有一套適合自己適用范圍的工程文件，在使用過(guò)程中，往往會(huì)對(duì)文件進(jìn)行再次運(yùn)用，文件的真實(shí)性就容易受到影響。并且因?yàn)橛行n案人員對(duì)于建設(shè)過(guò)程和工程性質(zhì)并不熟悉，造成重要文件丟失的不在少數(shù)。正如洛陽(yáng)石化化纖工程中，賈卓在整理工程檔案是對(duì)于所遇到的業(yè)主給總承包方發(fā)的“關(guān)于調(diào)整化纖工程部分合同內(nèi)容”的函，他認(rèn)為其沒(méi)有保存價(jià)值就沒(méi)有進(jìn)行收集，但這一紙公函對(duì)于后期的審計(jì)工作有著舉足輕重的作用。

某項(xiàng)目檔案工作管理分析

這一章將基于筆者工作的某單位項(xiàng)目管理為基礎(chǔ)給出了設(shè)計(jì)的項(xiàng)目管理體系。

（一）項(xiàng)目簡(jiǎn)介

筆者進(jìn)行的項(xiàng)目管理位于天津經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)服務(wù)外包園，為天津市第四批20項(xiàng)重大工業(yè)項(xiàng)目之一，總投資額約1.3億元，項(xiàng)目主樓為框架抗震墻結(jié)構(gòu)，地下汽車(chē)庫(kù)停車(chē)位57輛。工程外墻部分為高級(jí)玻璃幕墻，其余外墻采用新型A級(jí)防火保溫材料，外窗采用優(yōu)質(zhì)斷熱橋式鋁合金型材、Low-E抗輻射銀鍍膜玻璃、氟碳涂層，臨非采暖房間墻面采用新型FTC-自調(diào)溫相變節(jié)能保溫材料抹層，更好的起到了節(jié)能作用，工程中還沒(méi)計(jì)了完備的建筑智能化系統(tǒng)。

（二）項(xiàng)目檔案管理設(shè)計(jì)

項(xiàng)目根據(jù)《天津市工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、《天津市檔案管理?xiàng)l例》、《天津市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收細(xì)則》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍》、《天津市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》等基礎(chǔ)上結(jié)合安全法規(guī)的要求，設(shè)計(jì)了統(tǒng)一的項(xiàng)目文檔管理體系。內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：

1.以保證責(zé)任的固定為目的，成立一個(gè)業(yè)主與工程總包商的“聯(lián)合文檔中心”，讓其管理整個(gè)生命周期的文檔管理的計(jì)劃和控制協(xié)調(diào)的任務(wù)，這是項(xiàng)目文檔管理的“旗艦”部分。

業(yè)主與工程總包商是分工合作的，工程總包商對(duì)文檔中心的日常生活負(fù)責(zé)，控制管理項(xiàng)目文檔從產(chǎn)生到歸檔的整個(gè)流程；而業(yè)主則全面處理文檔中心的日常工作內(nèi)容，提供或編輯項(xiàng)目文檔管理的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)條文，與此同時(shí)，監(jiān)督工程總包商正確地完成工作任務(wù)。這種管理機(jī)構(gòu)和一體化的保管、服務(wù)領(lǐng)域，能夠達(dá)到文檔管理指令統(tǒng)一實(shí)施的目的，進(jìn)而完成工程竣工后的項(xiàng)目文檔向業(yè)主的無(wú)縫移轉(zhuǎn)移和向生產(chǎn)期間的穩(wěn)定過(guò)渡。

2.編制統(tǒng)一文檔編碼也叫做確定文檔的“身份證”，是與參與工程的各種企業(yè)息息相關(guān)的，因?yàn)樗軌蛑贫ǜ鲿r(shí)期信息管理要求的標(biāo)識(shí)系統(tǒng)，是關(guān)系到我公司的運(yùn)營(yíng)機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)行和未來(lái)發(fā)展?fàn)顩r的十分重要的基本工作。在工程立項(xiàng)及設(shè)計(jì)時(shí)期就是從文件的批復(fù)開(kāi)始,就統(tǒng)一對(duì)文件編碼，該編碼從項(xiàng)目的準(zhǔn)備期貫穿到項(xiàng)目竣工保修期整個(gè)全過(guò)程。

3.確立了項(xiàng)目檔案分段驗(yàn)收的管理制度。由于項(xiàng)目建設(shè)周期較長(zhǎng)，而且考慮到相關(guān)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作的面臨的實(shí)際問(wèn)題，我項(xiàng)目部建立了一套更加有利于實(shí)際工作的管理制度，即項(xiàng)目檔案分段驗(yàn)收制度。該制度的具體內(nèi)容有：在項(xiàng)目土建工作進(jìn)行之初，就對(duì)相關(guān)項(xiàng)目文檔進(jìn)行驗(yàn)收，并對(duì)驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)整改；在項(xiàng)目主體施工完成，進(jìn)行到封頂，調(diào)試等步驟時(shí)，同時(shí)進(jìn)行相關(guān)驗(yàn)收，這里主要是對(duì)項(xiàng)目土建工程文檔的驗(yàn)收。對(duì)每一步驟中發(fā)現(xiàn)的不合規(guī)定，易造成隱患的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)整改；在項(xiàng)目施工結(jié)束后，啟動(dòng)并組織參建各方出具相關(guān)資料，立卷、報(bào)送天津市檔案局、區(qū)檔案館驗(yàn)收，組織竣工驗(yàn)收、備案。

小結(jié)

以項(xiàng)目管理為理念的工程文件、檔案管理模式的基本內(nèi)容應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工程文件、檔案的全過(guò)程控制和質(zhì)量控制?；诠P者工作經(jīng)驗(yàn)的檔案管理充分發(fā)揮了業(yè)主、項(xiàng)目總包商、專(zhuān)業(yè)分包商各自的優(yōu)勢(shì)，探索了切實(shí)可行的管理體系，解決影響檔案管理乃至工程建設(shè)的瓶頸問(wèn)題和基礎(chǔ)性問(wèn)題，將文檔管理與信息服務(wù)緊密結(jié)合在了一起，將為項(xiàng)目檔案管理發(fā)展起到借鑒作用。