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［摘要］在當(dāng)今社會(huì)，合同越來(lái)越發(fā)揮著重要作用，實(shí)現(xiàn)合同的高效、有序管理越來(lái)越受到重視。合同管理能力與水平的提升是綜合性命題，既涉及理念、思路，又涉及工具和方法。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化，已成為合同管理的一個(gè)趨勢(shì)。文章在總結(jié)多年來(lái)合同管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，充分分析合同管理的一般需求，對(duì)合同管理信息系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)進(jìn)行初步研究，明確合同管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)的基本原則、系統(tǒng)權(quán)限分配，并重點(diǎn)介紹3個(gè)流程和10個(gè)功能模塊的設(shè)計(jì)思路，以期該系統(tǒng)可以對(duì)合同進(jìn)行全生命周期動(dòng)態(tài)管理和控制。
［關(guān)鍵詞］合同管理系統(tǒng)；全生命周期管理；功能模塊
前言
合同是平等主體之間進(jìn)行資源配置、實(shí)現(xiàn)價(jià)值交換的基本手段，具有法律、經(jīng)濟(jì)、管理等多重屬性。法律層面，合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，是對(duì)平等主體之間民事合同關(guān)系的確認(rèn)；經(jīng)濟(jì)層面，合同是市場(chǎng)主體之間進(jìn)行商品服務(wù)流通、資源配置、最終實(shí)現(xiàn)價(jià)值交換，滿(mǎn)足多樣化需求的有效方式；管理層面，合同是進(jìn)行內(nèi)部控制，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，確保內(nèi)部管理秩序的有效手段。合同的重要性不言而喻，如何實(shí)現(xiàn)合同的高效、有序管理越來(lái)越受到重視，各市場(chǎng)主體紛紛從管理實(shí)踐出發(fā)，研究提升合同管理能力與水平的途徑與方法，以不斷適應(yīng)合同管理的現(xiàn)實(shí)需要。合同管理能力與水平的提升是綜合性命題，既涉及理念、思路，又涉及工具和方法。在理念與思路層面，合同管理一般強(qiáng)調(diào)制度化、流程化和專(zhuān)業(yè)化；在方法和工具層面，做法不一，實(shí)踐中有加強(qiáng)培訓(xùn)、增加人員數(shù)量、對(duì)標(biāo)學(xué)習(xí)、聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)顧問(wèn)等多種方式，而利用現(xiàn)代信息技術(shù)，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化，已成為合同管理的一個(gè)趨勢(shì)。本文在總結(jié)多年來(lái)合同管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，充分分析合同管理的一般需求，對(duì)合同管理信息系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)進(jìn)行初步研究，明確合同管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)的基本原則、系統(tǒng)權(quán)限分配，并重點(diǎn)介紹各功能模塊的設(shè)計(jì)思路。
1合同管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)基本原則
根據(jù)多年合同管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，合同管理工作可以概括為“一個(gè)思路”、“兩個(gè)層面”、“三個(gè)階段”。一份合同從醞釀到最終履行完畢，需經(jīng)歷漫長(zhǎng)的時(shí)間和過(guò)程，可能遇到各種問(wèn)題，面臨各種風(fēng)險(xiǎn)，鑒于此，對(duì)合同進(jìn)行全過(guò)程、全生命周期動(dòng)態(tài)管理和控制，是做好合同管理最基本的思路。全過(guò)程管理，是一個(gè)全員參與、歸口管理的過(guò)程，不同的人員和部門(mén)有著不同的權(quán)限。就具體工作內(nèi)容而言，合同管理包括兩個(gè)層面，第一層面著眼于完成合同立項(xiàng)、合同簽署及合同履行的過(guò)程管理，強(qiáng)調(diào)程序、流程和內(nèi)容的管控，是動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程；第二層面著眼于對(duì)合同相關(guān)文本的管理，強(qiáng)調(diào)文檔、知識(shí)、資源的管控，是靜態(tài)的管理過(guò)程。以合同簽訂為劃分節(jié)點(diǎn)，合同管理可以分為事前、事中、事后管理三個(gè)階段。合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)以實(shí)現(xiàn)合同的全過(guò)程動(dòng)態(tài)管理為目標(biāo)，通過(guò)不同的功能模塊設(shè)置，對(duì)合同管理三個(gè)階段中不同的內(nèi)容和重點(diǎn)加以落實(shí)，以提高管理的質(zhì)量和效率。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)除遵循可擴(kuò)展性、先進(jìn)性、成熟性、標(biāo)準(zhǔn)性、數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一性、安全性等信息系統(tǒng)的一般性開(kāi)發(fā)原則外，特別強(qiáng)調(diào)在業(yè)務(wù)模塊、流程及功能設(shè)計(jì)方面堅(jiān)持簡(jiǎn)便易用、全過(guò)程控制、檔案化管理、動(dòng)態(tài)更新、數(shù)據(jù)完整等原則，做到明確管理權(quán)限和層次，落實(shí)歸口要求，體現(xiàn)全員參與，保證全程記錄，以實(shí)現(xiàn)合同的規(guī)范、嚴(yán)格管理。
1．1簡(jiǎn)便易用原則
合同管理系統(tǒng)屬于基礎(chǔ)性管理系統(tǒng)，潛在用戶(hù)一般為開(kāi)發(fā)主體的所有職工，該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)必須遵循簡(jiǎn)便易用原則。在流程設(shè)計(jì)上應(yīng)嚴(yán)格遵循現(xiàn)行的合同管理辦法，將合同管理思想轉(zhuǎn)化為業(yè)務(wù)流程，但必須強(qiáng)調(diào)避免流程煩瑣、冗余，以提高工作效率。系統(tǒng)各項(xiàng)功能、模塊的設(shè)計(jì)盡量尊重用戶(hù)們已形成的工作習(xí)慣，便于廣大用戶(hù)接受和使用，做到全員參與，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的有效推廣和使用。
1．2全過(guò)程控制原則
全過(guò)程控制原則是指將合同管理工作的各個(gè)重要環(huán)節(jié)都納入合同管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)從立項(xiàng)、談判、文本確定、審批、簽署、信息統(tǒng)計(jì)、履行、變更、驗(yàn)收到成果的全過(guò)程、全生命周期管理與監(jiān)控。據(jù)此，合同管理系統(tǒng)功能模塊的設(shè)計(jì)應(yīng)盡量全面，力爭(zhēng)覆蓋合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。
1．3檔案化管理原則
檔案化管理原則是指為每一個(gè)合同建立檔案，并在不同階段進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，詳細(xì)記錄每一個(gè)合同的“前世今生”，實(shí)現(xiàn)散亂合同信息資料的統(tǒng)一化管理，力求對(duì)合同相關(guān)事項(xiàng)可以進(jìn)行歷史追蹤。實(shí)現(xiàn)合同檔案化管理有雙重積極意義，對(duì)外，利于記錄過(guò)程，促進(jìn)合同順利履行，若發(fā)生爭(zhēng)議，有利于收集整理證據(jù)，有效應(yīng)對(duì)合同糾紛；對(duì)內(nèi)，有利于強(qiáng)化內(nèi)部控制，防范業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和廉政風(fēng)險(xiǎn)。
1．4動(dòng)態(tài)化管理原則
動(dòng)態(tài)化管理原則主要指在合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)中通過(guò)明確管理權(quán)限和職責(zé)分工，做到責(zé)任清晰，使用系統(tǒng)提醒、發(fā)送待辦任務(wù)等手段，督促全員參與，實(shí)現(xiàn)責(zé)任到人，保證合同各環(huán)節(jié)各階段的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)可以得到及時(shí)更新，以便利信息的統(tǒng)計(jì)和掌握，為管理層進(jìn)行決策提供最實(shí)時(shí)的信息支持。
1．5數(shù)據(jù)完整性、準(zhǔn)確性原則
合同數(shù)據(jù)是重要的基礎(chǔ)管理數(shù)據(jù)。在系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)中，盡量實(shí)現(xiàn)同類(lèi)信息一次輸入后續(xù)無(wú)限次代入使用，對(duì)于其他系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)，盡量可以實(shí)現(xiàn)集成和代入共享，實(shí)現(xiàn)分散信息的統(tǒng)一化集中管理，保證合同信息采集的完整性和準(zhǔn)確性，以便于合同信息統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)和合同報(bào)表管理，提升合同信息和資料的集成化利用能力。
2合同管理系統(tǒng)權(quán)限分配
合同管理系統(tǒng)是一個(gè)全員參與的基礎(chǔ)管理系統(tǒng)，涉及人員眾多，明確系統(tǒng)權(quán)限分配和職責(zé)分工，是合同管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的關(guān)鍵。根據(jù)合同管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，合同管理系統(tǒng)需對(duì)主要參與部門(mén)與人員權(quán)限進(jìn)行合理分配，具體模型如圖1所示。領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)合同的審批，可根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)所有合同進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)、監(jiān)控和數(shù)據(jù)查詢(xún)，以輔助決策。合同歸口管理部門(mén)：對(duì)合同立項(xiàng)、談判、文本確定、審批、簽署、信息統(tǒng)計(jì)、履行、變更、驗(yàn)收、合同成果管理進(jìn)行全過(guò)程、全生命周期管理與監(jiān)控；負(fù)責(zé)合同模板的編制與推廣；負(fù)責(zé)合同編號(hào)、合同信息采集、合同臺(tái)賬及報(bào)表管理；負(fù)責(zé)合同文本歸檔。合同歸口管理部門(mén)設(shè)合同管理員，合同管理員擁有除個(gè)別專(zhuān)屬于合同承辦人的權(quán)限外所有功能模塊的操作權(quán)限，可根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)所有合同進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)、數(shù)據(jù)管理、執(zhí)行流程部署、監(jiān)控，進(jìn)行必要的審核和批準(zhǔn)。合同歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人可以隨時(shí)對(duì)所有合同進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)、監(jiān)控和數(shù)據(jù)查詢(xún)。合同承辦部門(mén)：合同承辦部門(mén)是具體合同的辦理部門(mén)，所有內(nèi)設(shè)部門(mén)都可以成為合同承辦部門(mén)，所有員工都可以成為合同承辦人員。合同承辦部門(mén)對(duì)于合同負(fù)有直接責(zé)任，在合同的全生命周期管理中扮演重要角色，特別是事前和事后兩個(gè)環(huán)節(jié)，均由合同承辦部門(mén)主導(dǎo)。在合同管理系統(tǒng)中，合同承辦人員對(duì)于負(fù)責(zé)辦理的合同可以隨時(shí)進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)，并按要求進(jìn)行規(guī)定的新建、修改、流程發(fā)起、資料管理、信息更新等工作，合同承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人可以對(duì)本部門(mén)承辦的合同隨時(shí)進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)和監(jiān)控，以保證本部門(mén)承辦合同任務(wù)的及時(shí)完成。合同審批部門(mén)：合同審批部門(mén)在合同管理的事中環(huán)節(jié)承擔(dān)著重要職責(zé)，通過(guò)完成合同審批流程，合同審批部門(mén)對(duì)合同項(xiàng)目及合同條款進(jìn)行程序和內(nèi)容把關(guān)，是落實(shí)內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。合同相關(guān)部門(mén)：合同管理工作的有效開(kāi)展還涉及檔案管理、信息支持、合同協(xié)辦部門(mén)等合同其他相關(guān)部門(mén)，該等部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要完成合同管理系統(tǒng)分配的相關(guān)工作。
3合同管理系統(tǒng)主要功能模塊設(shè)計(jì)與應(yīng)用
根據(jù)合同管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為滿(mǎn)足對(duì)合同全過(guò)程全生命周期動(dòng)態(tài)管理和控制，設(shè)計(jì)了3個(gè)審批流程和10個(gè)功能模塊。
3．1合同審批流程設(shè)計(jì)與應(yīng)用
合同管理系統(tǒng)的3個(gè)審批流程分別為合同模板流程、合同簽訂審批流程和合同變更審批流程。
3．1．1合同模板流程該流程適用于合同歸口管理部門(mén)。為加強(qiáng)合同模板管理，合同模板經(jīng)相關(guān)人員審核且經(jīng)合同歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后方可在系統(tǒng)中使用，以提升合同模板編制質(zhì)量，提高合同模板的可用性。流程如下：模版編制—模版會(huì)簽—意見(jiàn)匯總—審核—審批—模版—啟用—下載使用。
3．1．2合同簽訂流程該流程適用于整個(gè)開(kāi)發(fā)單位。擬簽署合同必須經(jīng)各相關(guān)部門(mén)審核通過(guò)，且經(jīng)合同項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出審核意見(jiàn)后，方可報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)完成線(xiàn)上審批后，方可進(jìn)行合同文本的簽署。通過(guò)該流程規(guī)范合同擬定、審批、簽署過(guò)程，落實(shí)內(nèi)控要求，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。該線(xiàn)上審批流程與線(xiàn)下合同文本的擬定修改和最后的文本簽署相結(jié)合，可提高合同簽訂審批效率，快速完成合同簽訂。流程如下：承辦人申請(qǐng)合同會(huì)簽—技術(shù)／需求審核—財(cái)務(wù)審核—采購(gòu)執(zhí)行／項(xiàng)目管理審核—商務(wù)法律審核—項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核—承辦人匯總意見(jiàn)—領(lǐng)導(dǎo)審批—承辦人辦理合同文本簽署。
3．1．3合同變更流程該流程適用于整個(gè)開(kāi)發(fā)單位。加強(qiáng)合同變更過(guò)程管理，擬變更合同必須經(jīng)各相關(guān)部門(mén)審核通過(guò)，且經(jīng)合同項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出審核意見(jiàn)后，方可報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，完成線(xiàn)上審批后，方可進(jìn)行合同變更文本的簽署。系統(tǒng)保證原合同與變更后的合同資料在系統(tǒng)中同時(shí)顯現(xiàn)。合同變更流程與合同簽訂流程基本一致，變更流程啟動(dòng)的前提是原合同在系統(tǒng)中完成簽署和信息采集。
3．2合同管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)與應(yīng)用
根據(jù)全過(guò)程控制原則，合同管理系統(tǒng)共設(shè)計(jì)10個(gè)功能模塊，基本涵蓋了合同管理各階段主要工作內(nèi)容。10個(gè)功能模塊分別為合同模板管理、合同項(xiàng)目管理、合同建檔管理、合同談判管理、合同簽訂管理、合同信息管理、合同變更管理、合同收付與履行管理、合同成果查詢(xún)和合同報(bào)表管理，分別對(duì)應(yīng)合同事前、事中、事后三個(gè)管理環(huán)節(jié)，模塊之間根據(jù)適當(dāng)?shù)墓ぷ鬟壿嫹謩e管理每一環(huán)節(jié)的不同內(nèi)容，共同構(gòu)成一個(gè)覆蓋全面的信息系統(tǒng)，合同管理系統(tǒng)10個(gè)功能模塊邏輯模型見(jiàn)圖2。值得注意的是，囿于合同管理系統(tǒng)的某些特性，部分合同管理工作無(wú)法完全實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)線(xiàn)上操作，在相應(yīng)的環(huán)節(jié)必須安排好線(xiàn)下的配合工作，這樣才可能真正實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)于合同的全過(guò)程管理。
3．2．1合同模板管理合同歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)合同模板的編制、及日常管理。合同模板的有特定審批流程，以保證合同模板質(zhì)量。合同管理員負(fù)責(zé)合同模板維護(hù)，可以進(jìn)行查看、添加、修改、刪除、查詢(xún)、發(fā)起審批流程、進(jìn)行模板啟／停用等操作，用戶(hù)可以對(duì)處于啟用狀態(tài)的模板下載使用。合同模板中還包括了模板適用的合同類(lèi)型、適用范圍，在使用中需特別注意事項(xiàng)的提醒等內(nèi)容，以指導(dǎo)模板的恰當(dāng)使用。
3．2．2合同項(xiàng)目管理在合同管理中，合同經(jīng)費(fèi)的來(lái)源（支出合同）及歸入（收入合同），也就是本處所提到的“合同項(xiàng)目”是一項(xiàng)重要信息，直接關(guān)系合同立項(xiàng)、合同數(shù)據(jù)使用、甚至未來(lái)年度預(yù)算申請(qǐng)等事宜，為此，合同管理系統(tǒng)中必須要有與財(cái)務(wù)系統(tǒng)相一致的項(xiàng)目信息。項(xiàng)目信息一般包括項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱(chēng)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等。合同項(xiàng)目管理模塊只在管理員賬戶(hù)可見(jiàn)，合同管理員可進(jìn)行查看、添加、修改、刪除、導(dǎo)入和導(dǎo)出操作。普通用戶(hù)可根據(jù)需要以項(xiàng)目數(shù)據(jù)選擇適用。
3．2．3合同建檔管理合同檔案化管理原則集中體現(xiàn)在合同建檔管理模塊。合同建檔由承辦人負(fù)責(zé)，合同承辦人準(zhǔn)備申請(qǐng)簽訂合同時(shí)，首先在系統(tǒng)中建檔，將全部基本信息登記在冊(cè)，同時(shí)將建檔附件上傳到系統(tǒng)中?；拘畔⒅饕ê贤Q(chēng)、合同類(lèi)型、合同相對(duì)方、合同承辦部門(mén)、合同承辦人、合同所屬項(xiàng)目名稱(chēng)及項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目預(yù)算、合同金額、合同主要內(nèi)容摘要、合同背景目的、合同聯(lián)系過(guò)程／談判過(guò)程介紹等內(nèi)容。合同建檔后，該合同所有信息都可以在該檔案下查詢(xún)，并且隨著后續(xù)合同談判、合同簽訂、合同變更、合同信息采集等環(huán)節(jié)工作的開(kāi)展，合同檔案信息處于不斷實(shí)時(shí)更新?tīng)顟B(tài)，最終呈現(xiàn)一份完整的合同檔案。
3．2．4合同談判管理合同談判管理模塊主要用于維護(hù)合同談判的基本信息和談判結(jié)果信息。談判分為會(huì)議談判和其他談判兩大類(lèi)管理。對(duì)于會(huì)議類(lèi)談判，系統(tǒng)可以會(huì)議通知，并要求承辦人上傳同談判紀(jì)要等成果附件；對(duì)于其他談判，可以是電話(huà)談判、郵件談判等多種形式，系統(tǒng)的主要功能是要求承辦人在相應(yīng)位置將具體的聯(lián)系過(guò)程和談判情況及結(jié)果進(jìn)行錄入，完善合同檔案，為后續(xù)的合同簽訂等程序的開(kāi)展提供基礎(chǔ)信息。
3．2．5合同簽訂管理合同簽訂管理模塊主要落合同審批制度，實(shí)現(xiàn)合同審批制度流程化。合同簽訂管理模塊設(shè)計(jì)了合同簽訂審批流程，承辦人完成合同建檔（合同談判）并完成線(xiàn)下合同文本草擬、確定后，將擬簽署合同提交相關(guān)部門(mén)會(huì)簽。各審核部門(mén)根據(jù)職責(zé)分工獨(dú)立發(fā)表審核意見(jiàn)，系統(tǒng)設(shè)置各審核部門(mén)按審批表排布的次序依次完成審核，如有異議可直接退回至合同承辦人修改完善，每一個(gè)節(jié)點(diǎn)審核通過(guò)后方可發(fā)送至下一節(jié)點(diǎn)進(jìn)行審核。需特別強(qiáng)調(diào)的是，本模塊的有序運(yùn)行，必須與線(xiàn)下的合同文本擬定修改工作和合同文本的最終簽署做好配合，否則，本模塊不但無(wú)法提高合同簽訂效率，反而會(huì)使合同審核流程反復(fù)進(jìn)行，嚴(yán)重降低效率并可能會(huì)導(dǎo)致合同文本的錯(cuò)亂。
3．2．6合同信息管理合同信息管理主要完成合同簽訂后的信息采集與錄入，本模塊的工作主要由管理員負(fù)責(zé)。簽訂程序終結(jié)后，合同自動(dòng)進(jìn)入合同信息管理模塊，系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)與信息將自動(dòng)帶入到合同信息表中，合同編號(hào)、合同內(nèi)容、合同起止日期、合同支付節(jié)點(diǎn)等信息由合同管理員手動(dòng)采集錄入。合同編號(hào)是本模塊的開(kāi)發(fā)重點(diǎn)，合同編號(hào)應(yīng)根據(jù)合同內(nèi)容、經(jīng)費(fèi)情況等進(jìn)行分類(lèi)，各類(lèi)合同根據(jù)“拼音縮寫(xiě)＋流水號(hào)”原則，由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行編號(hào)。還可根據(jù)管理需要進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)，為后期制作不同統(tǒng)計(jì)口徑的報(bào)表奠定基礎(chǔ)。合同收支節(jié)點(diǎn)信息也是本模塊的開(kāi)發(fā)重點(diǎn)，收支信息的采集，可以加強(qiáng)對(duì)收支管理控制，對(duì)合同履行管理具有重要意義。支付信息用主子表的方式進(jìn)行維護(hù)，主要信息包括節(jié)點(diǎn)名稱(chēng)、完成時(shí)間、收支金額等。
3．2．7合同變更管理合同變更不是合同管理的必然環(huán)節(jié)，只有在遇到特殊事宜，合同需進(jìn)行變更時(shí)才會(huì)使用該模塊，該模塊下設(shè)置了合同變更審批流程，其流程的基本思路等同于合同簽訂審批流程。合同承辦人只能對(duì)完成合同信息采集的合同進(jìn)行變更，變更后的合同與原合同同時(shí)顯示在系統(tǒng)中，不發(fā)生數(shù)據(jù)的覆蓋。變更后的合同，合同編號(hào)在原合同基礎(chǔ)上加－00N。同一個(gè)合同可以進(jìn)行多次變更，所有記錄均保留，實(shí)現(xiàn)可查詢(xún)、可追蹤。
3．2．8合同收付與履行管理合同收付與履行管理模塊的功能主要在于對(duì)合同履行與收付情況進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)與監(jiān)控，本模塊主要由合同承辦人負(fù)責(zé)。合同承辦人根據(jù)合同履行進(jìn)度實(shí)時(shí)在系統(tǒng)中錄入合同收付數(shù)據(jù)與履行情況，主要錄入信息包括合同收支階段、合同驗(yàn)收階段、合同成果等信息。
3．2．9合同成果查詢(xún)本模塊主要管理合同的驗(yàn)收成果，本模塊的使用依賴(lài)于合同收付與履行管理模塊。在合同收付與履行管理模塊下，如果合同進(jìn)行了驗(yàn)收且提交了成果，則系統(tǒng)要求承辦人進(jìn)行合同成果維護(hù)，在系統(tǒng)中錄入成果名稱(chēng)、成果形式、驗(yàn)收方式、成果數(shù)量、固定資產(chǎn)是否辦理入庫(kù)、成果發(fā)揮作用或應(yīng)用情況等信息并上傳附件。在合同成果查詢(xún)模塊下，可以查看某一合同各階段的驗(yàn)收內(nèi)容及成果，并可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)導(dǎo)出。
3．2．10合同報(bào)表管理合同報(bào)表管理重點(diǎn)在于對(duì)系統(tǒng)中貯存的合同字段的查詢(xún)和導(dǎo)出，管理員可以查詢(xún)和導(dǎo)出系統(tǒng)中所有合同的相關(guān)數(shù)據(jù)，合同承辦人可以查詢(xún)和導(dǎo)出所承辦合同的相關(guān)數(shù)據(jù)。合同報(bào)表可以全數(shù)據(jù)導(dǎo)出，也可以實(shí)現(xiàn)查詢(xún)數(shù)據(jù)導(dǎo)出。
4結(jié)語(yǔ)
合同管理系統(tǒng)的三大審批流程和十個(gè)功能模塊基本滿(mǎn)足了對(duì)合同進(jìn)行全過(guò)程、全生命周期動(dòng)態(tài)管理和控制的需求，合同管理系統(tǒng)成功上線(xiàn)運(yùn)行有助于提升合同管理水平和能力，但系統(tǒng)的有效運(yùn)行需要全員的支持和參與，做好系統(tǒng)推廣和全員培訓(xùn)，做好使用情況的及時(shí)反饋和相關(guān)問(wèn)題的積累將是后期的工作重點(diǎn)。
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作者：吳曉燕 曹小平 史強(qiáng) 宋祖榮 單位：環(huán)境保護(hù)部核與輻射安全中心