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一、內(nèi)部控制體系的建設(shè)
內(nèi)部控制體系的建設(shè)是以控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)控五大要素為核心,并結(jié)合企業(yè)的規(guī)章制度體系、全面風(fēng)險(xiǎn)管理體系、會(huì)計(jì)控制管理體系等全面開展。
1.控制環(huán)境控制環(huán)境在內(nèi)部控制體系五大要素中處于關(guān)鍵地位,是其它要素推進(jìn)落實(shí)的重要參考依據(jù),主要包括治理機(jī)構(gòu)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、權(quán)責(zé)分配、內(nèi)部審計(jì)、人力資源政策、企業(yè)文化、法制建設(shè)、科研生產(chǎn)管理評(píng)估、維穩(wěn)信訪、反腐倡廉及社會(huì)責(zé)任。其呈現(xiàn)的特點(diǎn)包括:具有明確的組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范的部門職責(zé)和工作權(quán)限、有效的決策程序、可持續(xù)發(fā)展的人力資源政策、不斷完善的規(guī)章制度體系,通過逐漸加強(qiáng)法制教育,倡導(dǎo)領(lǐng)跑文化,促進(jìn)航天物資與科研生產(chǎn)的有機(jī)結(jié)合,確保物資及時(shí)供應(yīng)。
2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是通過收集評(píng)估主體的內(nèi)外部環(huán)境信息,識(shí)別評(píng)估期內(nèi)影響評(píng)估主體戰(zhàn)略或經(jīng)營(yíng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn),分析風(fēng)險(xiǎn)的原因、影響和相互關(guān)系并對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)價(jià)的過程,主要包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、應(yīng)對(duì)措施等環(huán)節(jié),是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的全過程管理。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估以確保型號(hào)物資供應(yīng)、質(zhì)量保證和任務(wù)交付為主線,以風(fēng)險(xiǎn)管理為導(dǎo)向,梳理主營(yíng)業(yè)務(wù)流程,查找經(jīng)營(yíng)和科研生產(chǎn)過程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的影響程度,形成風(fēng)險(xiǎn)管理信息庫(kù),進(jìn)而做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是建立控制活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
3.控制活動(dòng)控制活動(dòng)是內(nèi)部控制體系的主要組成部分,其根據(jù)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果,通過對(duì)經(jīng)營(yíng)和科研生產(chǎn)管理各方面采取有針對(duì)性的控制措施,將風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受范圍內(nèi)??刂苹顒?dòng)開展前需要先明確控制范圍,其覆蓋企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和科研生產(chǎn)的各個(gè)方面。物流中心的重點(diǎn)業(yè)務(wù)有物資采購(gòu)、質(zhì)量管理、資金管理、銷售業(yè)務(wù)、信息化管理、能力建設(shè)、人力資源管理等;特殊業(yè)務(wù)包含供應(yīng)商管理、價(jià)格管理、庫(kù)存管理、大宗物資采購(gòu)、安全保衛(wèi)保密。所以,物流中心主要通過采取以下幾種措施開展控制活動(dòng):一是不相容崗位分離。準(zhǔn)確識(shí)別各業(yè)務(wù)流程中的不相容崗位,如避免財(cái)務(wù)崗位與審計(jì)崗位的交叉,采購(gòu)崗位與計(jì)劃崗位的交叉等,采取有效合理的分立措施實(shí)現(xiàn)崗位分離,保證各崗位人員相互制約,避免權(quán)力過于集中。二是授權(quán)審批管理。結(jié)合“三重一大”的決策管控要求,堅(jiān)持集體決策、科學(xué)決策、民主決策、依法決策和分級(jí)決策,提高決策水平,防范決策風(fēng)險(xiǎn),促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)人員廉潔從業(yè),進(jìn)而推動(dòng)物流中心的科學(xué)發(fā)展。三是制定全面預(yù)算管理制度,加強(qiáng)戰(zhàn)略引導(dǎo)和統(tǒng)籌策劃,利用預(yù)算管理對(duì)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和各種資源進(jìn)行合理的預(yù)測(cè)、統(tǒng)籌、調(diào)配、管控、分析與考核。四是制定全面風(fēng)險(xiǎn)管控制度,將全面風(fēng)險(xiǎn)管理融入到經(jīng)營(yíng)管理和業(yè)務(wù)流程中,以有效管控戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)、市場(chǎng)、運(yùn)營(yíng)、法律、型號(hào)等六大類風(fēng)險(xiǎn),加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)信息管理,增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力,確保戰(zhàn)略規(guī)劃和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。五是建立績(jī)效考核體系,科學(xué)合理地設(shè)定各項(xiàng)考核指標(biāo),對(duì)各部門和各崗位人員的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行季度/年度考核,合理利用考核結(jié)果,并將考核結(jié)果作為劃分薪酬等級(jí)、調(diào)整工資等級(jí)、培養(yǎng)培訓(xùn)員工、調(diào)整變動(dòng)崗位和升降職務(wù)的重要參考依據(jù)。
4.信息與溝通信息與溝通是物流中心應(yīng)對(duì)情況改變、保證控制有效的“神經(jīng)系統(tǒng)”,貫穿于內(nèi)部控制的全過程,其包括信息收集、信息傳遞與溝通、信息集成與共享、反舞弊機(jī)制、舉報(bào)投訴機(jī)制、信息系統(tǒng)管理等方面。在全面梳理內(nèi)部環(huán)節(jié)間信息的同時(shí),還可以加強(qiáng)對(duì)客戶和供應(yīng)商等外部機(jī)構(gòu)相關(guān)信息的收集、處理和傳遞。充分利用信息化手段,通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)主營(yíng)業(yè)務(wù)的全流程管控,并將各類風(fēng)險(xiǎn)管控措施落實(shí)到信息系統(tǒng)中,以達(dá)到流程信息化的目標(biāo)。
5.內(nèi)部監(jiān)控內(nèi)部監(jiān)控是通過監(jiān)督檢查航天物流企業(yè)的內(nèi)部控制體系建設(shè)與運(yùn)營(yíng)狀況,客觀評(píng)價(jià)體系建設(shè)是否健全完整、合理有效,發(fā)現(xiàn)體系建設(shè)的不足與缺陷盡快改進(jìn)完善的過程。內(nèi)部監(jiān)控位于內(nèi)部控制體系頂端的重要位置,是內(nèi)部控制體系的特殊構(gòu)成要素,也是對(duì)其它內(nèi)部控制要素的再控制。物流中心的內(nèi)部監(jiān)控以自評(píng)價(jià)為主,輔以集團(tuán)內(nèi)上級(jí)單位的檢查評(píng)估。
二、體系實(shí)施及應(yīng)用效果
1.以規(guī)章制度建設(shè)提升管理效能物流中心通過建設(shè)內(nèi)部控制體系進(jìn)一步梳理了各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理制度,主要包括型號(hào)物資供應(yīng)商準(zhǔn)入、控制與評(píng)價(jià)管理辦法、型號(hào)物資服務(wù)外包供方管理辦法、型號(hào)進(jìn)口物資中間商管理辦法、電子元器件選用目錄管理辦法、物資采購(gòu)價(jià)格管理辦法、型號(hào)關(guān)鍵項(xiàng)物資風(fēng)險(xiǎn)管理辦法、物資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)維護(hù)管理辦法等,結(jié)合發(fā)展戰(zhàn)略和物資管理現(xiàn)狀,做好頂層設(shè)計(jì)和系統(tǒng)配套工作,研究管理中存在的問題,理順關(guān)系、制定措施、優(yōu)化流程,進(jìn)而建立科學(xué)、高效的物資管理體系。
2.以信息化建設(shè)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程通過進(jìn)一步推廣物資管理信息系統(tǒng),使物資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的使用范圍延伸到了設(shè)計(jì)、生產(chǎn)環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)了資源共享,規(guī)范性與準(zhǔn)確性得到了提升,實(shí)現(xiàn)了需求有效協(xié)同及跨組織的需求閉環(huán)管理。推動(dòng)了設(shè)計(jì)、生產(chǎn)單位在研究院物資信息化總體框架下的物資系統(tǒng)建設(shè),多個(gè)單位物資系統(tǒng)完成開發(fā)并上線運(yùn)行,并通過了航天科技集團(tuán)物資信息化驗(yàn)收,全院物資信息化建設(shè)取得顯著成效。
3.強(qiáng)化供應(yīng)商管理物流中心切實(shí)從質(zhì)量、價(jià)格、供應(yīng)能力、技術(shù)及研發(fā)、服務(wù)等方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià),并根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)不同供應(yīng)商采取深度合作、維持現(xiàn)狀、培育替代供方等不同策略,同時(shí)通過采用供應(yīng)商管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、分析、匯總和上報(bào),大大提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和客觀性,使數(shù)據(jù)信息傳遞更為通暢,大幅提高了工作效率,并逐步拓寬物資采購(gòu)渠道,提高了供應(yīng)保障能力,最終建立了穩(wěn)定可靠、長(zhǎng)期互惠合作的供應(yīng)商資源。
4.加強(qiáng)采購(gòu)價(jià)格及合同管理物流中心從組織機(jī)構(gòu)、價(jià)格管理機(jī)制和物資采購(gòu)方式入手,建立了集中定價(jià)、分類談價(jià)、分級(jí)審價(jià)“三位一體”的物資采購(gòu)價(jià)格內(nèi)部控制新體系,規(guī)范了物資采購(gòu)的價(jià)格管理,發(fā)揮集中采購(gòu)優(yōu)勢(shì)。采用簽訂年度價(jià)格協(xié)議的方式規(guī)范年度訂貨采購(gòu)模式;細(xì)化采購(gòu)價(jià)格目錄管理流程,提高價(jià)格目錄管理的客戶參與度和公開度;通過年度價(jià)格協(xié)議、鎖定價(jià)格目錄等方式壓縮商務(wù)談判時(shí)間,提高物資采購(gòu)供應(yīng)效率;細(xì)化詢價(jià)、比價(jià)的供應(yīng)商選擇流程,加強(qiáng)中間商及單點(diǎn)供方采購(gòu)談判及合同審批,以進(jìn)一步規(guī)范定價(jià)、談價(jià)、審價(jià)過程;加強(qiáng)價(jià)格分析工作,跟蹤物資市場(chǎng)價(jià)格變化,為供應(yīng)商選擇和采購(gòu)決策提供信息支持;利用年度價(jià)格協(xié)議、談判小組共同談判等定價(jià)方式以及價(jià)格管理委員會(huì)、財(cái)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組等集體審議方式,有效防范采購(gòu)環(huán)節(jié)的廉政風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部控制體系的建設(shè)對(duì)于中國(guó)運(yùn)載火箭技術(shù)研究院物流中心具有重要的意義,能夠促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的提升,加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別及防范能力,保障型號(hào)物資供應(yīng)、質(zhì)量保證和交付齊套任務(wù)的順利完成,從而確保了物流中心戰(zhàn)略目標(biāo)和可持續(xù)發(fā)展的順利實(shí)現(xiàn),成為增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力、持續(xù)發(fā)展的重要保障。
作者:韓超馬友峰胡寶剛王朝陽(yáng)郭蓬舟單位:中國(guó)運(yùn)載火箭技術(shù)研究院物流中心