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1、必須注意環(huán)境衛(wèi)生。禁止在機(jī)房內(nèi)吃食物、抽煙、隨地吐痰;對于意外或工作過程中弄污機(jī)房地板和其它物品的,必須及時采取措施清理干凈,保持機(jī)房無塵潔凈環(huán)境。
2、機(jī)房內(nèi)設(shè)備整潔,地面干凈,布線整齊,無雜物。周圍環(huán)境要清潔衛(wèi)生,做到四無:無雜物、無垃圾、無污水、無死角。工具就位、資料齊全、一切有序。
3、機(jī)房用品要各歸其位,不能隨意亂放。
4、機(jī)房應(yīng)安排人員值日,負(fù)責(zé)機(jī)房的日常整理和行為督導(dǎo)。
5、進(jìn)出機(jī)房按要求必須換鞋,鞋具等物品要按位擺放整齊。
6、注意檢查機(jī)房的防曬、防水、防潮,機(jī)房的溫度、濕度應(yīng)符合維護(hù)技術(shù)指標(biāo)要求,即:溫度:22~26攝示度,濕度:40%~60%。維持機(jī)房環(huán)境通爽,注意天氣對機(jī)房的影響,下雨天時應(yīng)及時主動檢查和關(guān)閉窗戶。
7、機(jī)房內(nèi)應(yīng)備有滅火設(shè)備,應(yīng)定位放置,并有專人負(fù)責(zé),定期檢查維護(hù),隨時保持有效,人人會使用。
8、在清潔各種電氣設(shè)備時,應(yīng)使用相應(yīng)設(shè)備的清潔劑,嚴(yán)禁使用汽油。嚴(yán)禁易燃易爆和強(qiáng)磁物品及其它與機(jī)房工作無關(guān)的物品進(jìn)入機(jī)房。
9、建立機(jī)房登記制度,對進(jìn)出機(jī)房的人員要進(jìn)行相應(yīng)的等級制度,對本地局域網(wǎng)絡(luò)、廣域網(wǎng)的運(yùn)行,建立檔案。未發(fā)生故障或故障隱患時當(dāng)班人員不可對中繼、光纖、網(wǎng)線及各種設(shè)備進(jìn)行任何調(diào)試,對所發(fā)生的故障、處理過程和結(jié)果等做好詳細(xì)登記。
10、做好網(wǎng)絡(luò)安全工作,服務(wù)器的各種帳號嚴(yán)格保密。監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)據(jù)流,從中檢測出攻擊的行為并給予響應(yīng)和處理。
11、負(fù)責(zé)日常操作系統(tǒng)、網(wǎng)管系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)的安全補(bǔ)丁、漏洞檢測及修補(bǔ)、病毒庫更新等工作。
12、網(wǎng)絡(luò)管理人員統(tǒng)一管理計算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備,完整保存計算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備的驅(qū)動程序、保修卡及重要隨機(jī)文件。
13、機(jī)房內(nèi)計算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備的報廢需經(jīng)過管理部門或?qū)B毴藛T鑒定,確認(rèn)不符合使用要求后方可申請報廢。
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綜合辦公室日常制度遵循公司一切管理制度。
一、考勤制度
1、休假必須填寫休假單,并請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。如果假期結(jié)束還不能上班,必須按規(guī)定續(xù)假,否則視為曠工。
2、不準(zhǔn)代替請假,特殊原因也必須電話請假,再請別人代填假條。
3、休假每月不能超過4天(特殊情況除外)。
二、現(xiàn)場管理制度
1、綜合辦公室及財務(wù)室實行5S管理,保證辦公室清潔,物品擺放整齊有序。
2、辦公室每日值班人員每天早上需清掃辦公室的清潔衛(wèi)生。辦公室人員需愛護(hù),隨時保證辦公室整潔。
3、辦公室的設(shè)備禁止外人操作,保證設(shè)備完好。
4、在公司范圍內(nèi)行走不準(zhǔn)勾肩搭背,嚴(yán)禁串崗。
5、辦公室LED電腦不準(zhǔn)用來上網(wǎng)玩游戲、聽音樂、下載與工作無關(guān)的資料等。財務(wù)電腦及辦公室電腦由專人負(fù)責(zé),不允許其它人員使用。在辦公室里不準(zhǔn)圍成一團(tuán)、嬉戲、打鬧。
6、講話要文明,有禮貌??蛻艏肮蓶|到辦公室要熱情接待。如有涉及公司機(jī)密,不可告知的內(nèi)容要委婉的拒絕。
7、進(jìn)出辦公室要隨手關(guān)門。非辦公室人員進(jìn)來,需先敲門,得到允許后方可進(jìn)入。
三、例會制度
1、每周星期天召開管理人員例行會議,時間為下午2:30.每月公司召開一次員工大會。
2、每次會議都必須按時參加,不可無故缺席、遲到。
四、LED設(shè)備管理制度
1、LED電腦、功放機(jī)由專人保管,使用前須征得保管人的同意,不可私自亂動。
2、保管人不得私自出借、互換或拆御設(shè)備。
3、LED電腦及功放機(jī)每日開關(guān)時間:
早上8:30打開
關(guān)鍵詞:應(yīng)收賬款 日常管理制度 控制
企業(yè)的應(yīng)收賬款是在激烈的市場競爭條件下出現(xiàn)的,由于賒銷商品形成的一種企業(yè)債券,而應(yīng)收賬款的日常管理水平對企業(yè)的資金運(yùn)營有著直接的影響,影響到企業(yè)的資產(chǎn)變現(xiàn)能力,因此,做好企業(yè)應(yīng)收賬款的日常管理至關(guān)重要。完善企業(yè)的應(yīng)收賬款日常管理,可以提高企業(yè)的應(yīng)收賬款的回收水平,對提高企業(yè)的財務(wù)管理水平也是很必要的,因此,加強(qiáng)應(yīng)收賬款的日常管理,可以有效的提高企業(yè)的資金使用效率,并最終實現(xiàn)企業(yè)的利益最大化。
一、做好合同的簽訂工作
在進(jìn)行合同的簽訂時,一定要對合同的款項進(jìn)行詳細(xì)的審查與核對,因為合同的每項條款都可能會成為產(chǎn)生信用問題的依據(jù),因此,做好合同的簽訂工作是做好企業(yè)應(yīng)收賬款管理的重要的條件。
二、事前控制:(簽約到發(fā)貨)
初識客戶,要收集客戶的基礎(chǔ)資料,建立好客戶的檔案。維護(hù)老客戶,相關(guān)的管理人員都要對客戶有一個全面的了解,并且盡量的選擇那些資信情況好的客戶與之進(jìn)行交易。簽訂合同時要明確以下內(nèi)容:
明確涉及到雙方權(quán)利義務(wù)的各項條款,如:規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、付款方式、以及驗收標(biāo)準(zhǔn)等;明確供需雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系;明確合同的簽訂時間、負(fù)責(zé)人簽名,還要加蓋公司印章;合同簽訂后,必須要由公司的法定人審核才能蓋章。
三、事中控制:(發(fā)貨到收款)
做好發(fā)貨工作。銷售部門在發(fā)貨之前要與簽訂的銷售合同做比對并且保持一致;發(fā)貨之后還要對貨物進(jìn)行跟蹤,并進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)督,還要根據(jù)客戶的不同的資信情況做好應(yīng)收賬款的收賬策略,并且盡早的催促貨款,但是,要注意與客戶保持合作關(guān)系。
做好賬款核對工作。企業(yè)要定期對賬務(wù)進(jìn)行核對,完成對賬后還要出具具有法律效應(yīng)的文書,而不是口頭承諾。定期進(jìn)行賬務(wù)核對工作,可以避免出現(xiàn)賬務(wù)的混亂,同時還可以及時的催款,使應(yīng)收賬款盡快的回收。
四、事后控制:(欠款到追收)
(一)及時追收欠款
對企業(yè)形成的應(yīng)收賬款,要積極地采取有效地措施進(jìn)行追收。要實現(xiàn)嚴(yán)格的責(zé)任制,由財務(wù)部門的主管負(fù)責(zé),然后落實到每一個責(zé)任人身上,同時,對于已經(jīng)產(chǎn)生的應(yīng)收賬款,可以根據(jù)催收難度以及時間進(jìn)行排序,并找出原因,從而做好應(yīng)收賬款的催收工作。
(二)實行分級管理原則
財務(wù)部門主要負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的控制與考核工作,而業(yè)務(wù)部門是應(yīng)收賬款的主要負(fù)責(zé)人,應(yīng)收賬款最后期限的前一周,要通過直接拜訪或者是電話回訪的方式,通知債務(wù)人,以及時回收應(yīng)收賬款。
對應(yīng)收賬款可以采取以下幾個步驟進(jìn)行追款:
1、及時的電話聯(lián)系
相關(guān)的責(zé)任人員要及時與債務(wù)人保持電話聯(lián)系,保證可以對客戶的資信情況、經(jīng)營情況以及企業(yè)的財務(wù)情況詳細(xì)的了解,這是做好應(yīng)收賬款管理的基礎(chǔ)。
2、對客戶要及時跟進(jìn)
相關(guān)的責(zé)任人要及時的對客戶進(jìn)行全程的跟進(jìn),這是與應(yīng)收賬款的回收率成正向相關(guān)的關(guān)系的,并且還要與客戶及時的進(jìn)行溝通,對應(yīng)收賬款的催收成為可能。
3、直接走訪客戶
相關(guān)的責(zé)任人員還要對客戶進(jìn)行定期的拜訪,對于已經(jīng)到催收期限的賬款可以通過電話進(jìn)行催收或者是直接上門拜訪,這樣可以保證應(yīng)收賬款的及時到賬。
(三)對于已過催收期限的賬款的處理方式
審查相關(guān)的文件。要對已過期限的應(yīng)收賬款的相關(guān)文件進(jìn)行審查,審查銷售合同以及出庫單是否完備;做好資料的收集工作。對于已過期限的應(yīng)收賬款,要求債務(wù)人提供合理的理由,并且還要進(jìn)行資料的收集以證明理由的正當(dāng)性;建立追討文件。對于已過期限的應(yīng)收賬款要做好催收預(yù)急方案,還可以根據(jù)不同客戶的不同情況,建立追討文件,如警告、預(yù)告或者是律師函等文件;確定最后期限:已過期限的應(yīng)收賬款,要讓客戶了解到后果,并確定一個最后期限;可以通過法律手段維護(hù)自己的合法權(quán)益。
五、預(yù)警管理
要確保會計年度終結(jié)時,可以取得債務(wù)人對應(yīng)收賬款的書面確認(rèn)。對于應(yīng)收賬款,都要在發(fā)貨后的六個月內(nèi)上報公司的管理人員,并啟動賬款的催討程序。 那么,如何降低應(yīng)收賬款損失呢?本人以為主要有以下四條條途徑:
(一)應(yīng)收賬款的質(zhì)押
這是一種實現(xiàn)應(yīng)收賬款的有利方式,是由企業(yè)將其應(yīng)收賬款出質(zhì)作為抵押品而想向銀行出質(zhì)而獲得貸款的融資方式。企業(yè)以自己的應(yīng)收賬款作質(zhì)押向銀行申請貸款。
(二)委托專業(yè)機(jī)構(gòu)
對于有能力付款卻惡意拖欠的,企業(yè)可以委托專業(yè)機(jī)構(gòu)實施應(yīng)收賬款的追討工作,如果仍然不能達(dá)到目的,只有通過法律手段——訴訟或者是仲裁來維護(hù)自己的權(quán)利。
(三)合同簽訂時制定保留條款
《合同法》第134條明確規(guī)定:“當(dāng)事人可以在買賣合同中規(guī)定買受人未履行支付價款或其他義務(wù)的,標(biāo)的物所有權(quán)屬出賣人。”針對這一條款,可以制定這樣的合同內(nèi)容:只有客戶付清全部款項,才可以取得貨物,而即使企業(yè)破產(chǎn),也不可以當(dāng)作破產(chǎn)財產(chǎn)進(jìn)行清算,仍然由銷售企業(yè)取得其所有權(quán)。
(四)應(yīng)收賬款的出售及應(yīng)收賬款的無追索權(quán)讓售
企業(yè)將特定應(yīng)收賬款出售給商、銀行或其他經(jīng)融機(jī)構(gòu),以取得相應(yīng)的現(xiàn)金。出售后與應(yīng)收賬款有關(guān)的風(fēng)險全部轉(zhuǎn)移給購買方。這樣可以使得企業(yè)將應(yīng)收賬款存在的風(fēng)險轉(zhuǎn)移給金融機(jī)構(gòu)。
參考文獻(xiàn):
[1]宋秋萍.應(yīng)收賬款居高不下的原因及對策[J].山西統(tǒng)計.2000