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第1篇

現(xiàn)代化檔案數(shù)字化管理的特征主要表現(xiàn)為：①以網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)的特征。檔案數(shù)字化管理的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)?；诰W(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省相關(guān)的人力物力，對(duì)于檔案完整性的保持上，網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)作也體現(xiàn)出最大的優(yōu)勢(shì)。②數(shù)字化管理模式的特征。對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理就是指基于數(shù)字化的基礎(chǔ)上，對(duì)各類文件或者是圖紙進(jìn)行掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源的形式。電子資源的最大優(yōu)勢(shì)就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。③檔案高效使用的特征。檔案管理最終目的是合理應(yīng)用檔案信息。采用數(shù)字化管理模式不僅能夠提高管理的效率同時(shí)也能提高對(duì)于檔案信息的使用效率。上文已經(jīng)對(duì)檔案數(shù)字化管理的含義有了一定的了解，而結(jié)合我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，檔案數(shù)字化管理的推進(jìn)有一定的現(xiàn)實(shí)意義，不僅能夠?qū)⒐芾碚邚姆爆嵉墓芾砉ぷ髦薪夥懦鰜?lái)，還能促進(jìn)整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)的形成。

2現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理存在的主要問(wèn)題

結(jié)合筆者實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題主要有：①檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏有力的支持。a.缺乏國(guó)家與政府的有力支持。我國(guó)當(dāng)前的檔案數(shù)字化建設(shè)無(wú)論是在技術(shù)上還是在組織都缺乏政府的支持，沒(méi)有明確的技術(shù)性與管理性標(biāo)準(zhǔn)，處于自我探索的階段，影響了檔案數(shù)字化建設(shè)。b.硬件環(huán)境問(wèn)題。我國(guó)當(dāng)前檔案館所開發(fā)的計(jì)算機(jī)軟件，實(shí)用性與通用性還比較滯后，且設(shè)備的性能不能滿足檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)硬件設(shè)備的要求。②檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。片面重視高檔的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及先進(jìn)通信設(shè)備的購(gòu)置，忽視了檔案信息的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，這是當(dāng)前我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)普遍存在的問(wèn)題。這不僅增加了檔案數(shù)字化建設(shè)中的資金投入，還沒(méi)能體現(xiàn)出檔案數(shù)字化的服務(wù)功能。

3加強(qiáng)現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理的措施

（1）建立健全現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理制度。①現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此，檔案管理部門要結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立一套新的并適合檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機(jī)房管理制度等，使檔案數(shù)字化管理有制度的保障，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。②樹立安全保密意識(shí)。檔案數(shù)字化建設(shè)中一個(gè)重要的問(wèn)題即是安全問(wèn)題。電子檔案信息是通過(guò)數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問(wèn)題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，要加強(qiáng)安全防范意識(shí)，正確操作計(jì)算機(jī)，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。（2）科學(xué)利用相關(guān)資源。①保證資源的準(zhǔn)確性與完備性。對(duì)于檔案資源的掃描、入庫(kù)以及整理環(huán)節(jié)一定要注意資源的準(zhǔn)確性，不要出現(xiàn)一些過(guò)失性的錯(cuò)誤。檔案資源數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)之前仍需要一部分人力勞動(dòng)，而人力勞動(dòng)難免出現(xiàn)疏忽，因此需要避免資源遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。②統(tǒng)一配備軟硬件設(shè)施。相關(guān)軟件硬件設(shè)施是檔案數(shù)字化管理建設(shè)正常進(jìn)行的基礎(chǔ)保障，其直接決定著檔案資源入庫(kù)后一系列工作的正常開展，因此對(duì)于軟件硬件設(shè)施的統(tǒng)一配備也是建設(shè)開始之前必不可少的準(zhǔn)備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對(duì)于一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持上，同樣也發(fā)揮著重要的作用。③定期檢查和更新。社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)于檔案管理工作的更新速度方面有了新要求，對(duì)于檔案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中，對(duì)于檔案的更新也應(yīng)得到一定的技術(shù)支持，同時(shí)還應(yīng)配備相關(guān)的專門部門開展檔案的更新工作。（3）強(qiáng)化現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)?，F(xiàn)代檔案管理數(shù)字建設(shè)并不是一項(xiàng)容易的工作，其涉及的環(huán)節(jié)諸多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此在具體數(shù)字化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，相關(guān)檔案主管部門應(yīng)提高重視程度，聘請(qǐng)相關(guān)的專家對(duì)管理系統(tǒng)的構(gòu)建做出一套詳盡的計(jì)劃，并且對(duì)于相關(guān)的工作原則以及工作任務(wù)的分工應(yīng)盡量細(xì)致到每個(gè)部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，提高相關(guān)的硬件操作上的要求，并且對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題采取相關(guān)的措施，按照行業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建。

4結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，長(zhǎng)期以來(lái)，檔案資料一般用紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)在檔案室里面，查找檢索時(shí)浪費(fèi)很多時(shí)間，存儲(chǔ)空間又大，維護(hù)不方便，備份需要大量的人力物力，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理已成為必然的趨勢(shì)。

作者:劉玉俊 單位:海東科技投資有限責(zé)任公司

參考文獻(xiàn)

[1]鄒薇.新常態(tài)下談事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].卷宗，2016（05）.

第2篇

【關(guān)鍵詞】檔案；數(shù)字化；管理

如今電子信息飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、智能手機(jī)在改變?nèi)藗児ぷ鞣绞降耐瑫r(shí)也在改變著傳統(tǒng)檔案管理方式，隨之檔案的數(shù)字化管理模式普遍發(fā)展起來(lái)，所以本文就將對(duì)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行簡(jiǎn)單的闡述，供參考。

一、檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

一是占用空間小、儲(chǔ)藏信息量大。檔案數(shù)字化管理運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)將各種文字、圖片和聲音影像等檔案性資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的數(shù)據(jù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備展現(xiàn)給用戶，占據(jù)空間很小的數(shù)據(jù)庫(kù)能存儲(chǔ)大量的信息資源，打破了原來(lái)紙質(zhì)文檔一統(tǒng)天下的局面，嶄新的存儲(chǔ)方式讓傳統(tǒng)檔案館望塵莫及，同時(shí)，全球互聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了信息共享，用戶通過(guò)數(shù)字化檔案館能查閱到其他檔案館的信息，它不僅是網(wǎng)上檔案館，更是網(wǎng)上文化和信息交流中心；二是實(shí)現(xiàn)了管理模式自動(dòng)化。通過(guò)設(shè)計(jì)出合理的程序，各種檔案信息就能被分門別類地存入信息系統(tǒng)，無(wú)需人工鑒別再分門別類地運(yùn)輸上架。新型數(shù)字化檔案館將傳統(tǒng)檔案館實(shí)現(xiàn)了高智能的技術(shù)型管理，而相關(guān)的工作人員主要任務(wù)也將以信息的收集、分析以及信息資源的開發(fā)為主，更有利于促進(jìn)檔案館信息資源的全面化和服務(wù)優(yōu)質(zhì)化；三是查詢資料更加快捷，使用數(shù)字化檔案館，短時(shí)間內(nèi)就能獲得大量所需要的檔案信息，用戶只要擁有數(shù)據(jù)終端，比如一臺(tái)電腦，在操作系統(tǒng)中輸入檔案資料或信息的關(guān)鍵字就能立刻查詢到數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)的相關(guān)信息，更重要的是，檔案數(shù)字化管理通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將信息自動(dòng)呈現(xiàn)在讀者面前，免去專門跑傳統(tǒng)檔案館的麻煩，能夠讓讀者隨時(shí)隨地方便快捷地查閱信息，省時(shí)省力，提高了工作效率；四是不同地域、單位建設(shè)的數(shù)字化檔案館通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)了信息資源共享，大大增加了檔案館的資源，加大了不同地域、單位之間的信息交流。

二、數(shù)字化檔案管理的重要意義

隨著數(shù)字化管理方式的深入落實(shí)很多的企業(yè)開始對(duì)檔案管理的工作效率進(jìn)行關(guān)注，只有充分改善數(shù)字化檔案管理的工作水平才能夠促進(jìn)工作效率的提高。數(shù)字化檔案管理具有重要的意義，具體表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是可以提高資料管理的工作效率，促進(jìn)工作的積極完成。通過(guò)計(jì)算機(jī)等高科技設(shè)備的引進(jìn)提高了企業(yè)的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)?，F(xiàn)代社會(huì)是信息化時(shí)代，只有充分將這些信息進(jìn)行整理和保存才能夠?qū)⒐ぷ鬟M(jìn)行整體的規(guī)劃，促進(jìn)信息的暢通無(wú)阻；二是計(jì)算機(jī)的辦公設(shè)備給工作人員帶來(lái)了很大的幫助，很多的資料通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以傳遞，工作人員通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以進(jìn)行信息的交換，同時(shí)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存；三是計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及對(duì)于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過(guò)計(jì)算機(jī)備份系統(tǒng)可以將大量的信息結(jié)構(gòu)文檔的形式儲(chǔ)備起來(lái)，促進(jìn)工作的完成，關(guān)于信息的保存在充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的前提下不斷改善技術(shù)改善措施，增強(qiáng)工作人員的管理水平，總之，數(shù)字化檔案管理的技術(shù)對(duì)于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻(xiàn)，值得進(jìn)行普遍推廣。

三、檔案數(shù)字化管理需要注意的問(wèn)題

1、加大投資，奠好檔案數(shù)字化的工作的根基。面對(duì)新事物，覺(jué)悟是基礎(chǔ)，落實(shí)才是關(guān)鍵，所以各部門領(lǐng)導(dǎo)要高瞻遠(yuǎn)矚，對(duì)檔案的數(shù)字化給予充分的重視，并有計(jì)劃、穩(wěn)妥的進(jìn)行設(shè)備的更新，如在計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)施、軟件更新、安全設(shè)備上更新等，至于軟件的開發(fā)，則應(yīng)由國(guó)家檔案行政主管部門出面，盡快建立一套完善的、有關(guān)檔案數(shù)字化管理的軟件，進(jìn)而加速檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。

2、重視培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人員。檔案數(shù)字化管理需要一大批熟練掌握計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的專業(yè)技術(shù)人員，所以要高度重視專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)工作，更新知識(shí)，更新技術(shù)，更新觀念，在數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、OCR技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)字存儲(chǔ)等項(xiàng)技術(shù)領(lǐng)域要進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，進(jìn)而讓專業(yè)技術(shù)人員熟練掌握各種設(shè)備的原理和使用方法，熟練掌握影音、圖片編輯和保存，掌握檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)工作原理和應(yīng)用。熟練進(jìn)行檔案數(shù)字化管理技術(shù)，為檔案管理創(chuàng)新改革提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。

3、加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的培養(yǎng)與培訓(xùn)。一方面要徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動(dòng)和運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源實(shí)施科學(xué)，有效地開發(fā)利用；一方面要加強(qiáng)檔案工作者對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)。學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、外語(yǔ)知識(shí)等，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展；一方面要強(qiáng)化檔案工作者訓(xùn)練，加強(qiáng)培訓(xùn)。對(duì)檔案工作者要分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，同時(shí)還要突出時(shí)代應(yīng)用知識(shí)教育，對(duì)檔案工作者進(jìn)行市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)理論、法律等知識(shí)系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。

4、確保數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)安全問(wèn)題一直是困擾計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域的一大難題，天災(zāi)、人禍、病毒、黑客入侵等都有可能造成數(shù)據(jù)損毀，所以在數(shù)字化檔案管理工作中一定要加強(qiáng)防范，確保萬(wàn)無(wú)一失。

5、實(shí)現(xiàn)檔案館資源共享。為避免重復(fù)化建設(shè)，節(jié)約數(shù)字化檔案館建設(shè)成本，我們要最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享，應(yīng)按區(qū)域、按類別采用聯(lián)合采購(gòu)、聯(lián)合存貯、聯(lián)合編目、聯(lián)合建庫(kù)、聯(lián)機(jī)檢索等手段，實(shí)現(xiàn)不同地區(qū)間數(shù)字化檔案館的資源共享，更好地服務(wù)大眾。

綜上所述，本文主要對(duì)檔案數(shù)字化管理的定義、特點(diǎn)、意義及需要注意的問(wèn)題進(jìn)行了論述，希望能對(duì)大家以后的工作有所幫助。

參考文獻(xiàn)：

第3篇

[關(guān)鍵詞]檔案管理 數(shù)字化

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2014）02-0064-01

王麗（1982-），吉林德惠人，德惠市人力資源和社會(huì)保障局初級(jí)助理管員。

一、檔案數(shù)字化管理的必然性

首先，檔案數(shù)字化是時(shí)展的必然。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和多媒體技術(shù)的發(fā)展，使分散于不同載體、不同地點(diǎn)的信息得以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互通，實(shí)現(xiàn)共享利用，方便快捷，因此形成了大量的數(shù)字化檔案。同時(shí)，數(shù)字化檔案也有很多傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所不能代替的優(yōu)勢(shì)，如數(shù)字化檔案節(jié)省占地空間，查閱方便，節(jié)約了保管費(fèi)用，避免了人力浪費(fèi)。數(shù)字化檔案?jìng)鬟f快速，利用及時(shí)，大大提高了工作效率。因此，檔案數(shù)字化將是未來(lái)時(shí)展的必然趨勢(shì)。隨著數(shù)字化檔案的興起，檔案管理數(shù)字化必然應(yīng)運(yùn)而生。檔案管理數(shù)字化是發(fā)展的必然要求，也是因?yàn)槠溆胁豢商娲淖饔?。首先，?shù)字化管理更有利于保護(hù)檔案。因?yàn)樵趯鹘y(tǒng)檔案資源數(shù)字化的過(guò)程中，必將能夠發(fā)現(xiàn)檔案中不完整和欠缺部分，便于及時(shí)補(bǔ)齊，同時(shí)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)還可以彌補(bǔ)紙張字跡模糊、污損的問(wèn)題。檔案數(shù)字化后成為原紙質(zhì)檔案的副本，相當(dāng)于一個(gè)備份，極大限度地保護(hù)了原件資料的完整性。其次，檔案管理數(shù)字化也有利于改進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量，提高歸檔、立卷、查詢效率。

二、檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容

數(shù)字化管理主要內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)以及安全保障體系建設(shè)等內(nèi)容。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是指是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源各方面制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程，對(duì)于確保數(shù)字化檔案管理的安全、暢通具有十分重大的意義。

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)指網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備的建設(shè)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要包括檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，關(guān)系到檔案數(shù)字化管理的速度與質(zhì)量。檔案信息化資源建設(shè)包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要指數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。人才建設(shè)指專業(yè)人才，特別是既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，是當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作所需要的。

最后是檔案數(shù)字化管理所需的安全保障體系建設(shè)，檔案數(shù)字化管理過(guò)程需要有強(qiáng)大的安全保障體系支撐，這是一項(xiàng)復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)工程，主要應(yīng)該由以下五個(gè)要素組成：法制標(biāo)準(zhǔn)保障、基礎(chǔ)設(shè)施保障、組織管理保障、安全技術(shù)保障和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制。積極促進(jìn)檔案整體信息化應(yīng)用水平的全面提高，為信息化建設(shè)保駕護(hù)航。

三、檔案管理數(shù)字化要把握的環(huán)節(jié)

我國(guó)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)剛剛發(fā)展，其中有需要改善的環(huán)節(jié)，也有需要注意避免的問(wèn)題。

（一）避免資源的浪費(fèi)

電子文件與紙質(zhì)文件的雙重保管容易造成資源的浪費(fèi)，有些檔案已經(jīng)形成了廣泛傳播的電子文件，就沒(méi)有必要轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文檔再保存一次。因此，除了對(duì)已有珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化再傳播和保存外，后續(xù)檔案的管理就要注意避免資源浪費(fèi)的問(wèn)題。

（二）提高數(shù)字化檔案利用率

數(shù)字化檔案具有非常方便快捷的優(yōu)勢(shì)，這是紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的。其傳播快捷、查閱快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高數(shù)字化檔案的利用率，使之充分發(fā)揮作用。但現(xiàn)實(shí)往往不盡如人意，人們對(duì)于浩瀚的網(wǎng)絡(luò)資源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高數(shù)字化檔案的利用率，首先應(yīng)該建立起檔案電子化的系統(tǒng)工程，做好系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)，配套設(shè)備選型，檔案管理軟件的開發(fā)和采用，檔案整理和錄入，備份和安全措施也要做好。面對(duì)大量的查詢和共享，檔案管理系統(tǒng)的設(shè)備首先要選用雙服務(wù)器的設(shè)備，并進(jìn)行雙備份，同時(shí)設(shè)置查詢系統(tǒng)，為資源共享提供方便。

（三）提高檔案管理人員隊(duì)伍水平

檔案管理要轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，檔案管理工作也由原來(lái)的勞動(dòng)密集型工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)技能型工作。這就要求檔案管理人員的知識(shí)技能水平也要有相應(yīng)的提高，這一方面包括檔案整理者的宏觀分析能力，準(zhǔn)確識(shí)別有效檔案進(jìn)行歸檔；另一方面，根據(jù)眾多使用者的要求提供準(zhǔn)確的檔案。這都要求檔案管理者具有一定的知識(shí)技能水平，需要高素質(zhì)技能的信息化人才。因此，管理部門要加強(qiáng)檔案管理人員這方面的培訓(xùn)，提高電子文件管理意識(shí)，加快工作轉(zhuǎn)型，提高檔案管理水平。

四、檔案管理數(shù)字化中對(duì)電子檔案的管理

（一）電子檔案的鑒定

在歸檔管理前，首先要對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒別檔案的價(jià)值以確定管理期限，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行刪除和銷毀。對(duì)電子檔案的有效鑒別是保證檔案管理工作準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的前提。

（二）電子檔案的著錄歸檔

對(duì)電子文件的著錄包括。對(duì)歸檔前文件著錄和歸檔后文件著錄，歸檔前著錄的文件有文件級(jí)與案卷級(jí)，歸檔后只需對(duì)案卷級(jí)文件進(jìn)行著錄。檔案管理部門可以將需要的著錄項(xiàng)目編成表格發(fā)放給檔案形成單位，實(shí)現(xiàn)雙方的銜接。