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管理工作建議范文

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管理工作建議

第1篇

關(guān)鍵詞:石油 檔案管理 工作建議

中圖分類號(hào):G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1672-3791(2012)08(a)-0153-01

隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展,越來越多的企業(yè)管理檔案的手段也從傳統(tǒng)的手繪手制向新興的電子檔案管理模式轉(zhuǎn)變,并廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)當(dāng)中,這是檔案管理的必然趨勢(shì)。在我國(guó)的石油企業(yè)當(dāng)中,已全部都使用電子檔案的管理模式對(duì)檔案進(jìn)行管理,新興的電子檔案管理模式基本彌補(bǔ)了石油企業(yè)過去手繪手制的所有不足之處,方便了企業(yè)內(nèi)部各部門間的信息與資料的共享,在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下,加快了石油企業(yè)處理業(yè)務(wù)速度,從而提高企業(yè)的辦公效率。但是,電子檔案管理模式除了具有較多的優(yōu)點(diǎn)之外,還存在著一些不足之處,使石油企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中不時(shí)會(huì)遇到一些困難,導(dǎo)致信息和資料不能有效及時(shí)傳播,延長(zhǎng)了管理檔案的時(shí)間,從而減慢處理業(yè)務(wù)的速度,增加了企業(yè)的管理成本,甚至?xí)斐善髽I(yè)一定的經(jīng)濟(jì)損失。因此,石油企業(yè)的檔案管理是工作的重中之重,企業(yè)人員必須要分析其問題所在,并針對(duì)這些問題進(jìn)行一系列的改善工作。

1 石油檔案管理工作的問題所在

石油企業(yè)在分析檔案管理的問題時(shí),應(yīng)確保電子檔案的優(yōu)勢(shì)極其安全性,然而針對(duì)電子檔案所具有的特點(diǎn)以及企業(yè)對(duì)檔案管理的要求進(jìn)行深入分析和研究。對(duì)此,筆者將針對(duì)電子檔案所具有的特點(diǎn)而引發(fā)的一些問題進(jìn)行以下幾方面的深入分析。

第一,電子檔案具有不確定性。電子檔案的不確定性會(huì)給企業(yè)造成很大的困擾,因?yàn)殡娮訖n案的更改以及刪除十分容易,無(wú)法保障電子檔案的合法性、原始性以及憑證性,對(duì)此,企業(yè)需要制定更為有效的管理措施。

第二,電子檔案具有依賴性。電子檔案必須要在計(jì)算機(jī)內(nèi)對(duì)其進(jìn)行管理,脫離了計(jì)算機(jī),電子檔案則無(wú)法查閱與傳播。當(dāng)計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或損壞時(shí),無(wú)法保證電子文檔的安全性與完整性。另外,電子文檔不能像紙質(zhì)文檔那樣長(zhǎng)期保存,有一定的時(shí)間限制,對(duì)于極其重要的必須要進(jìn)行永久保存的檔案將是一個(gè)挑戰(zhàn)。

第三,電子檔案具有安全性。電子檔案在企業(yè)內(nèi)部具有共享性、機(jī)密性,需要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)密的安全管理,但黑客們往往會(huì)想方設(shè)法地對(duì)企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)以及電腦設(shè)備進(jìn)行違法攻擊、竊取或破壞檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

第四,管理電子檔案的軟件具有較低的通用性。由于企業(yè)內(nèi)部會(huì)使用新舊不一,型號(hào)和規(guī)格不統(tǒng)一的計(jì)算機(jī),從而無(wú)法使用統(tǒng)一的電子檔案管理軟件,并且絕大多數(shù)的軟件缺乏足夠的安全性,導(dǎo)致企業(yè)不敢把重要的檔案在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行處理和存儲(chǔ),從而不能完全對(duì)檔案進(jìn)行無(wú)紙化管理。

第五,電子檔案無(wú)法確保其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。石油企業(yè)要加快辦公效率和快速發(fā)展,最基本的條件就是要對(duì)電子檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理,但由于各方面的原因,導(dǎo)致檔案的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差,檔案質(zhì)量低,不能有效地對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行移植等等。

第六,檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案的管理歸根到底還是人對(duì)其的管理,管理人員必須要有專業(yè)的知識(shí)技術(shù)水平以及較高職業(yè)道德水平。但是,石油企業(yè)在管理檔案方面的專業(yè)人才極其缺乏,現(xiàn)有人員的專業(yè)水平低下,不會(huì)使用先進(jìn)的管理設(shè)備,無(wú)法更好地對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理。

2 石油檔案的管理建議

2.1 明確檔案歸檔的流程和職責(zé)

石油企業(yè)電子檔案的建立和歸檔需要經(jīng)過多個(gè)部門,容易導(dǎo)致工作內(nèi)容不明確、重復(fù),職責(zé)難以區(qū)分等等,必須要對(duì)其加強(qiáng)管理,明確電子檔案的歸檔流程以及部門的職責(zé);必須由熟悉電子檔案內(nèi)容和相互關(guān)系的人員進(jìn)行收集和整理,并移交給檔案部門;檔案部門應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行歸檔指導(dǎo)和管理,協(xié)調(diào)建立電子檔案的各部門的關(guān)系,使檔案管理形成一個(gè)有機(jī)整體;企業(yè)高層應(yīng)明確相關(guān)部門的歸檔工作及職責(zé),并對(duì)其進(jìn)行定期的檢查與考核。

2.2 確保電子檔案的原始性與準(zhǔn)確性

為了保證電子檔案在建立和使用過程中的原始性和準(zhǔn)確性,必須要建立一個(gè)有效、科學(xué)并嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?嚴(yán)格要求電子檔案安全方面的管理:要明確規(guī)定電子檔案制作人員以及非制作人員的職責(zé),在使用過程中只能在“只讀”的形式下使用;及時(shí)整理相關(guān)的電子檔案,防止檔案變更和損壞,一旦檔案形成后不得修改或只有審批后才能修改,做好檔案的備份工作;建立檔案的歸檔和保管制度,對(duì)歸檔后的電子檔案全面檢查,如是否完整、真實(shí)、與紙質(zhì)檔案是否一致、是否具有病毒、閱讀時(shí)信息是否準(zhǔn)確等等。

2.3 加強(qiáng)電子檔案的各項(xiàng)管理工作

企業(yè)應(yīng)采用多種方法對(duì)電子檔案進(jìn)行收集和積累,重點(diǎn)標(biāo)記電子原稿,考慮是否對(duì)其進(jìn)行收集和修改;電子檔案與紙質(zhì)檔案間應(yīng)做好標(biāo)記;對(duì)電子檔案應(yīng)做好備份工作,可制作成光盤保存;根據(jù)企業(yè)的具體需要選擇性能穩(wěn)定、價(jià)格合理、方便檢測(cè)和還原、保存時(shí)間長(zhǎng)的存儲(chǔ)載體,在硬件上保證存儲(chǔ)載體安全,加強(qiáng)對(duì)相關(guān)技術(shù)、參數(shù)以及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的管理和保存,定期對(duì)存儲(chǔ)載體進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù);明確規(guī)定電子檔案的使用方法。

2.4 培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

企業(yè)高層應(yīng)重視檔案管理人員的管理和發(fā)展,定期對(duì)其進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn),如數(shù)字化管理技術(shù)、相關(guān)的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)、英語(yǔ)知識(shí);鼓勵(lì)員工提高自身的專業(yè)素質(zhì),從而提升對(duì)電子檔案的管理能力,企業(yè)可與高校建立合作關(guān)系,定向培養(yǎng)關(guān)于檔案管理方向的專業(yè)人才;提高檔案管理職位的入職門檻,挖掘?qū)I(yè)人才以及有潛質(zhì)的人員;建立有效管理檔案人員的機(jī)制,明確每個(gè)人的分工與職責(zé),以及獎(jiǎng)懲制度。

3 結(jié)語(yǔ)

石油企業(yè)的檔案形式絕大部分都是電子檔案的形式,對(duì)其進(jìn)行管理,必須要了解電子檔案所具有的特點(diǎn)、局限性以及可能出現(xiàn)的問題,并制定一系列的有效應(yīng)對(duì)措施。只有這樣,才能加強(qiáng)部門間資料的共享,提高業(yè)務(wù)速度和工作效率,企業(yè)才能有條不紊地運(yùn)作和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]哈真.石油企業(yè)電子檔案管理的問題及對(duì)策[J].天然氣經(jīng)濟(jì),2006.

[2]杜新瑞.石油企業(yè)電子文件管理存在的問題及對(duì)策[J].工作原地專業(yè),2008.

第2篇

關(guān)鍵詞:醫(yī)院;檔案管理;改革

檔案在國(guó)內(nèi)外有上百種不同的定義,但它大致的功能就是持續(xù)地記載客觀信息并反映客觀事物特征,持續(xù)的信息功能決定了它能反映事物的持續(xù)的發(fā)展的歷史過程,從不同側(cè)面和角度全面客觀地反映事物,因此檔案是十分重要的信息載體。而醫(yī)院檔案也是和重要的記錄醫(yī)院信息的載體,例如行政文書檔案、工資檔案和人事檔案等,是醫(yī)院管理正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障。而其中黨員檔案管理工作關(guān)系到醫(yī)院人事管理的核心工作,有著重要的作用,然而隨著信息化時(shí)代的到來,傳統(tǒng)醫(yī)院黨員檔案管理方式以及逐漸不能適應(yīng)信息化需求,存在諸多管理問題,亟需改革。

1 醫(yī)院黨員檔案管理的重要性

檔案管理一般指的是事業(yè)單位收集整理檔案,并予以保管鑒定,最后統(tǒng)計(jì)編排成庫(kù),以便隨時(shí)提供數(shù)據(jù)檢索查詢的管理工作。一般包括信息收集、規(guī)范整理、價(jià)值鑒定、嚴(yán)格保管、統(tǒng)一編目和檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯和研究(又稱文獻(xiàn)編纂)、信息利用等八個(gè)階段。而醫(yī)院的黨員檔案管理就是醫(yī)院的黨員的信息被收集整理、保管鑒定最后統(tǒng)計(jì)編排成庫(kù),以便隨時(shí)進(jìn)行人事信息查詢的檔案管理工作。醫(yī)院的黨員檔案管理一般主要涉及黨員的工作、生活和學(xué)習(xí)的發(fā)展過程的記錄,是基層黨員組織建設(shè)的重要載體,更是醫(yī)院黨員建設(shè)工作的重要工具。強(qiáng)化醫(yī)院的黨員檔案管理工作有利于加強(qiáng)黨在對(duì)醫(yī)療事業(yè)的思想和人事方面的指導(dǎo),強(qiáng)化醫(yī)護(hù)人員的為人民服務(wù)的工作意識(shí),堅(jiān)持正確的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展方向。加強(qiáng)醫(yī)院黨員檔案管理工作從政治、醫(yī)療事業(yè)和檔案管理工作三方面都具有十分重大的意義。

2 醫(yī)院黨員檔案管理面臨的現(xiàn)狀

2.1 缺乏對(duì)黨員檔案管理工作的足夠重視

黨員檔案管理工作除了作為管理工作的特性以外,還具有黨的思想政治工作方面的特性。不能僅僅把黨員管理工作當(dāng)作普通的工作對(duì)待,它還具有一定的思想政治功能。黨員檔案管理工作的水平高低直接反映了醫(yī)院黨員組織建設(shè)工作的水平高低,因此無(wú)論是大到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)還是小到檔案管理人員都要深化對(duì)黨員檔案管理工作的重要意義和必要性的認(rèn)識(shí),應(yīng)該隨時(shí)具備政治意識(shí),樹立大局觀。而基層的檔案管理工作人員更要堅(jiān)持把黨員檔案管理工作往高水平、現(xiàn)代化方向做,拋棄懈怠懶惰的思想,認(rèn)真做好黨員檔案管理工作的每一個(gè)細(xì)節(jié),以高度的責(zé)任感和使命感要求自己的管理工作職責(zé),努力提升黨員檔案管理水平。

2.2 缺乏健全的黨員檔案管理制度

黨員檔案管理的工作質(zhì)量的提升還取決于是否有統(tǒng)一的合理科學(xué)的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。一般醫(yī)院往往會(huì)有統(tǒng)一規(guī)范的工作管理制度和標(biāo)準(zhǔn),然而涉及到檔案管理制度方面的卻少之又少,檔案管理甚至沒有具體的檔案內(nèi)容界定標(biāo)準(zhǔn),也沒有被納入正規(guī)的醫(yī)院業(yè)績(jī)考核體系。黨員檔案管理的第一階段就是要進(jìn)行檔案收集,然后進(jìn)行規(guī)范整理,如果缺乏統(tǒng)一的對(duì)收集的內(nèi)容信息的劃分標(biāo)準(zhǔn),僅憑檔案管理工作人員的個(gè)人的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行主觀劃分,往往會(huì)導(dǎo)致檔案收集和劃分出現(xiàn)重復(fù)和混亂的狀態(tài),浪費(fèi)人力資源和時(shí)間精力,不利于高效的檔案管理工作的實(shí)行。而缺乏管理考核的檔案管理則從外部沒有壓力,內(nèi)部也沒有動(dòng)力,管理水平提高也就缺乏發(fā)展動(dòng)力。

2.3 缺乏專業(yè)的黨員檔案管理隊(duì)伍

第一,黨員檔案管理隊(duì)伍非專業(yè)化。檔案管理工作人員大部分是由于各種客觀原因而從事檔案管理工作的,很多不是檔案管理專業(yè)出身,因此管理隊(duì)伍本身的敬業(yè)意識(shí)、專業(yè)素養(yǎng)、技能水平普遍偏低。第二,黨員檔案管理隊(duì)伍發(fā)展乏力。由于很多醫(yī)院并不重視檔案管理工作,檔案管理人員基本沒有機(jī)會(huì)得到繼續(xù)教育和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)借以提高技能水平,因此管理隊(duì)伍本身專業(yè)水平長(zhǎng)期停滯不前。

2.4 醫(yī)院工作中被邊緣化的地位

雖然醫(yī)院黨員檔案管理也是醫(yī)院工作的有機(jī)組成部分,然而檔案管理工作卻處于日益被邊緣化的地位。具體表現(xiàn)為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作的事實(shí),甚至連部分檔案管理工作人員也不認(rèn)同自己從事的檔案管理工作,而醫(yī)院無(wú)論是在設(shè)備更新、人才培養(yǎng)、制度建設(shè)等各個(gè)方面都忽略了檔案管理工作的發(fā)展,甚至?xí)奚鼨n案管理資源補(bǔ)充醫(yī)療事業(yè)的建設(shè)。

3 推薦黨員檔案管理工作的有效建議

3.1 全面重視黨員檔案管理工作

第一,思想意識(shí)上認(rèn)同黨員檔案管理工作。要加強(qiáng)醫(yī)院全體人員對(duì)檔案管理工作的深刻認(rèn)識(shí),尊重并重視檔案管理工作;提高檔案管理工作人員的物質(zhì)待遇與精神獎(jiǎng)勵(lì),讓管理人員從內(nèi)心認(rèn)同檔案管理工作這份職業(yè)。第二,資金投入上要兼顧檔案管理建設(shè)。積極進(jìn)行檔案管理的硬件設(shè)備的更新?lián)Q代,引進(jìn)電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè);加強(qiáng)對(duì)管理工作人員的繼續(xù)教育的投入,通過成人教育,網(wǎng)絡(luò)授課,小班培訓(xùn)等形式提升管理人員的檔案管理技能水平,提升檔案管理的專業(yè)化水平。

3.2 加強(qiáng)檔案管理的專業(yè)化建設(shè)

第一,黨員檔案管理有專業(yè)管理制度、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。和其他專業(yè)一樣,檔案管理必須有自己的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,在內(nèi)容類目劃分上要有明確具體的標(biāo)準(zhǔn),不可通過主觀經(jīng)驗(yàn)劃分,才能讓黨員管理的收集整理高效而準(zhǔn)確。第二,黨員檔案管理有專業(yè)的辦公資源。第一,有專業(yè)的管理空間。例如專門的保管室、專門的保管柜箱、有專門的保管盒子、有專門的保管手續(xù)和專門的人員管理,做到從檔案管理的器物到過程都專業(yè)化,讓黨員檔案管理有速度、有保障、有依據(jù)、有效率。

3.3 加強(qiáng)黨員檔案管理工作的分工建設(shè)

針對(duì)在黨員檔案管理工作低效散漫的問題,應(yīng)該通過科學(xué)合理的細(xì)化分工來解決。黨員檔案管理細(xì)化分工,首先要細(xì)分工作職責(zé),其次要分配工作任務(wù),最后合理制定分工環(huán)節(jié),按照檔案管理一般程序,從檔案的收集整理到規(guī)范統(tǒng)計(jì)和最后的信息利用流水線管理模式,各司其責(zé)。高效而合理的分工可有效提升黨員檔案管理工作的工作效率。

3.4 發(fā)揮黨員檔案管理的政治功能

為了提升黨員檔案管理工作的實(shí)際作用,應(yīng)該把黨員檔案建設(shè)同黨員組織建設(shè)有機(jī)結(jié)合起來,黨員的關(guān)系的轉(zhuǎn)接和變化都應(yīng)該通過黨員檔案管理相關(guān)工作環(huán)節(jié)。另外,黨員檔案管理工作室可以創(chuàng)造性地建設(shè)動(dòng)態(tài)的黨員檔案管理,依據(jù)黨員的檔案信息,科學(xué)合理地對(duì)黨員進(jìn)行評(píng)估其思想狀況,發(fā)揮關(guān)愛黨員的作用。

4 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院黨員檔案管理工作室醫(yī)院管理工作的有機(jī)組成部分,對(duì)醫(yī)院工作的運(yùn)轉(zhuǎn)和黨員組織建設(shè)起著重要作用。醫(yī)院黨員檔案管理工作面臨被邊緣化的現(xiàn)狀,工作被認(rèn)同度不夠,也缺乏資金投入、技術(shù)發(fā)展、管理理論的支持,針對(duì)這種現(xiàn)狀,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要重視黨員檔案管理工作,積極推動(dòng)傳統(tǒng)的黨員檔案管理工作的更新?lián)Q代,努力促進(jìn)黨員檔案管理工作現(xiàn)代化和信息化水平的提高,重新發(fā)揮黨員檔案管理工作的政治和管理作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 王小菁. 醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題和改革思路[J]. 中國(guó)現(xiàn)代醫(yī)生. 2008(28)

[2] 趙磊,楊東曉,李四中. 淺談當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J]. 中醫(yī)藥管理雜志. 2007(02)

[3] 郭小平,張青. 淺談醫(yī)院檔案管理的體會(huì)[J]. 內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì). 2009(04)

第3篇

一、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

1、檔案工作由公司總裁統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),辦公室負(fù)責(zé)接收、下發(fā)、整理、歸檔、匯總,由指定的辦公室人員負(fù)責(zé)檔案的保管和提供其利用的工作,并監(jiān)督公司各部門及其員工對(duì)檔案的使用過程。

2、辦公室應(yīng)逐步完善檔案管理制度,確保檔案安全和方便利用,并且及時(shí)糾正檔案管理中的疏漏。

二、檔案的保存

1、保存地點(diǎn):辦公室檔案柜

2、保存內(nèi)容:包括過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)公司有辦存價(jià)值的各種文件、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、協(xié)議合同、電腦盤片、音像制品、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

3、保存方法:

3.1分類

3.2匯總

(1)辦公室資料:根據(jù)文件的編號(hào)或日期匯編成冊(cè),分為兩大部分:接收文件和下發(fā)文件(分別記錄),形式如下:

接收文件下發(fā)文件

日期:__年*月*日(編號(hào):__*)日期:__年*月*日(編號(hào):__*)

接收自:__*下發(fā)至:__*

主題:__*主題:__*

公司人事資料匯總形式如下:

姓名:__(個(gè)人基本資料)學(xué)歷:__所屬部門及職位:__

客戶資料匯總形式如下:

國(guó)家:__客戶名稱:__主要業(yè)務(wù):__聯(lián)系人及方式:__

工廠資料匯總形式如下:

類別:__工廠名稱:__(地址)聯(lián)系人及方式:__

(2)技術(shù)性資料匯總形式如下:

日期:__年*月*日

產(chǎn)品名稱(類別):____

最終報(bào)價(jià):____*(工廠:____*)

(3)財(cái)務(wù)資料:根據(jù)時(shí)間(月、季度、年)匯總,在月末、季度末、年末收集、整理各種財(cái)務(wù)資料,按照編號(hào)登記入冊(cè)。

(4)國(guó)際業(yè)務(wù)資料

以合同為線索整理,按照合同號(hào)登記成冊(cè),形式如下:

合同號(hào)日期客戶名稱業(yè)務(wù)內(nèi)容其他單據(jù)是否齊全

__________________________________

(5)樣品資料匯總形式如下:

外來客戶樣品公司生產(chǎn)樣品

樣品編碼:________樣品編碼:________*

樣品描述:________樣品描述:________*

(6)成員公司資料匯總形式如下:

公司名稱:__*主要業(yè)務(wù):__*

聯(lián)系人及方式:____相關(guān)資料包括:__*

三、檔案的借閱

因公司需要借閱文檔的,應(yīng)填好檔案查閱單,員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料,確因工作需要外帶,需辦理檔案外借手續(xù),經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后,方可帶出,用畢即歸還。閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損等,更不能隨意亂放,以免遺失。

四、處理規(guī)定

公司各部門及員工有保護(hù)檔案的義務(wù),有下列行為之一,據(jù)情節(jié)輕重,給予50-300元扣薪處理,若構(gòu)成犯罪依法追究:請(qǐng)記住我站域名刑事責(zé)任:

1.毀損、丟失、擅自銷毀公司檔案

2.擅自向外界提供、摘抄公司檔案

3.涂改、偽造公司檔案

4.未及時(shí)上報(bào)、歸檔或管理不善

5.未按手續(xù)就借閱、外帶者(檔案管理者同罰)

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