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《企業(yè)改革與管理雜志》2015年第九期

一、企業(yè)物資采購合同法律風(fēng)險管理實踐中的特性問題

根據(jù)物資采購合同管理流程，在企業(yè)物資采購合同法律風(fēng)險管理實踐中，有些環(huán)節(jié)容易被忽視，有些環(huán)節(jié)容易產(chǎn)生誤區(qū)，有些環(huán)節(jié)有可能產(chǎn)生的法律風(fēng)險較多。這些問題具有物資采購合同法律風(fēng)險管理的特殊性，在物資采購合同法律風(fēng)險管理中需要特別予以重視。

1.合同談判物資采購合同談判重點關(guān)注的是合同的標的物、價款、交付以及質(zhì)量條款。物資采購合同談判容易出現(xiàn)問題的是涉外物資采購，涉外物資采購的特點是采購周期長、標的物金額多、運輸風(fēng)險大。例如，涉外儀表物資采購合同，要特別注意明確貨幣種類及外匯結(jié)算標準，標的物的交付即所謂的收貨、送貨，涉及到貨物風(fēng)險的承擔(dān)、所有權(quán)的轉(zhuǎn)移等諸多問題，談判雙方應(yīng)對交貨方式、運輸方式、交貨地點、交貨時間、運輸費用的承擔(dān)等事項約定明確，防止出現(xiàn)分歧。

2.合同起草企業(yè)對于物資采購合同的起草權(quán)一般都比較重視，合同起草者法律知識水平和運用法律實踐的能力，直接關(guān)系到合同起草與修改，影響合同履行法律風(fēng)險的控制。因此合同起草是企業(yè)物資采購合同法律風(fēng)險管理中容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)。物資采購合同起草前首先要界定好合同的性質(zhì)。對于物資采購合同的性質(zhì)問題，一般認為企業(yè)參與生產(chǎn)經(jīng)營所涉及的物資采購合同屬于有名合同中的買賣合同。但是在對物資采購有特殊要求的情況下，相關(guān)部門一般會先準備好技術(shù)資料和設(shè)計圖紙，并與擬選供應(yīng)商簽好技術(shù)協(xié)議，這種情況下筆者建議選擇承攬合同。例如涉及新技術(shù)、新工藝的大型專用設(shè)備采購合同，其設(shè)備的生產(chǎn)周期較長，可能含有大量的技術(shù)資料及圖紙，需要后期的操作培訓(xùn)及生產(chǎn)調(diào)試，并且簽署了保密協(xié)議，可以參考承攬合同，將各項權(quán)利義務(wù)詳細描述，規(guī)避法律風(fēng)險，為后續(xù)階段合同信息的補充完善、責(zé)任義務(wù)的合理劃分、標的物的跟蹤檢驗以及糾紛的解決提供依據(jù)，確保采購物資及時安全保供。起草物資采購合同時，對在合同談判中約定的標的物、價款、交付以及質(zhì)量條款要分別描述清楚。關(guān)于采購合同的質(zhì)量條款，筆者建議在合同中寫上具體應(yīng)當(dāng)符合的質(zhì)量標準。例如，采購合同的質(zhì)量條款中有六種情況可供選擇，1.國家標準、2.行業(yè)標準、3.企業(yè)標準、4.封存樣品質(zhì)量標準、5.其他標準、6.按雙方商定的技術(shù)條件、技術(shù)協(xié)議或技術(shù)要求執(zhí)行。備品備件物資采購有圖紙的，可以選擇第6條，并注明“按6執(zhí)行，標準代號、編號和標準名稱見圖紙”；單機設(shè)備或者是化工三劑采購等等有技術(shù)協(xié)議的，注明“按6執(zhí)行，標準代號、編號和標準名稱見技術(shù)協(xié)議”。

3.合同審批物資采購合同的審批程序應(yīng)嚴格置于簽約之前。合同管理員負責(zé)合同的初步審查，主要是審查文本前后的邏輯性、連貫性、統(tǒng)一性、準確性以及通俗性、可讀性、實用性。企業(yè)的物資采購合同評審委員會負責(zé)專業(yè)性審查，由供應(yīng)、技術(shù)、生產(chǎn)、財務(wù)、審計、質(zhì)量等部門的專業(yè)人員組成，就合同草案的商務(wù)要件、技術(shù)要件、文字表述等進行評判和審查。企業(yè)的法律事務(wù)部門負責(zé)物資采購合同的文本形式和內(nèi)容的合法性及合規(guī)性審查，流程一般設(shè)在專業(yè)審查之后和決策層審批之前，主要是評估合同可能隱藏的法律風(fēng)險，給審批合同的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策的參考依據(jù)。在這一環(huán)節(jié)中容易產(chǎn)生誤區(qū)，出現(xiàn)合同管理員定位模糊的問題。例如，某些合同管理員在實際工作中職責(zé)權(quán)限不夠清晰，既不參與物資采購專業(yè)工作，又沒有直接負責(zé)合同起草，還缺乏與合同相關(guān)的法律專業(yè)知識，在物資采購合同審核中分不清自己究竟扮演什么角色，往往使合同的審查工作沒有得到較好的執(zhí)行，產(chǎn)生了阻攔商品交易、耽誤生產(chǎn)保供、頻現(xiàn)合同糾紛等負面影響。

4.合同簽署簽訂物資采購合同時要注意當(dāng)事人的名稱或姓名及住址—定要清楚，企業(yè)或單位應(yīng)當(dāng)使用全稱，保證與營業(yè)執(zhí)照上的名稱—致，簽字蓋章應(yīng)當(dāng)與簽約單位及負責(zé)人或授權(quán)人相符。例如存在三方關(guān)系的物資采購合同是需要“買方”、“買方代表”、及“賣方”分別簽字蓋章的，要特別注意合同內(nèi)容前后稱呼、企業(yè)（或單位）名稱與合同章、合同與營業(yè)執(zhí)照上的名稱是否一致。一旦出錯，可能造成三方關(guān)系混亂，權(quán)利義務(wù)分不清，甚至和其他企業(yè)（或單位）重名的現(xiàn)象。

5.合同歸檔物資采購合同的檔案主要包括：合同正本、副本及附件、審查審批表、合同談判記錄、分項報價表、過程控制記錄、監(jiān)造報告、交往信函、變更、解除合同的協(xié)議等資料。另外，在物資采購合同管理過程中的合同文本簽收記錄、臺賬、報表、領(lǐng)導(dǎo)批示、設(shè)備材料不合格評定和處置表、工作聯(lián)絡(luò)單、發(fā)生問題的處理情況及結(jié)果等資料也應(yīng)歸類建檔。企業(yè)合同管理部門應(yīng)當(dāng)妥善保管好物資采購合同檔案，建立詳細的物資采購合同管理臺賬，待合同終止并完成所有流程后統(tǒng)一交給檔案管理部門保存。例如，詢比價采購合同中的定向詢價報價書、詢價方案明細、價格會審表、采購方案審批單、訂貨委托書等等，這些屬于各專業(yè)物資采購共有的資料檔案，應(yīng)當(dāng)完整，不能因為電子商務(wù)網(wǎng)站上有資料可查的就認為可要可不要，造成合同檔案各式各樣，管理混亂。大多數(shù)企業(yè)一般都會將合同的基本附件模塊也集成到合同系統(tǒng)上，比如《廉潔從業(yè)責(zé)任書》、《技術(shù)附件》、《保密協(xié)議》和《安全生產(chǎn)管理協(xié)議》等。但是在實際工作中，企業(yè)對物資采購合同附件的重視程度往往不及合同本身，其合同管理制度中并沒有對合同附件的簽訂作詳細的要求和考核，很容易產(chǎn)生法律風(fēng)險隱患。例如煤炭采購合同，如果是采用招標采購形式的需要將招標的相關(guān)資料一并作為合同附件進行保存，如中標通知書、開標結(jié)果確認承諾書、評標報告、投標文件以及評標委員會決議等等，一旦出現(xiàn)異常情況這些都是重要的法律依據(jù)。

二、企業(yè)物資采購合同法律風(fēng)險管理實踐中的共性問題

物資采購合同法律風(fēng)險管理作為企業(yè)合同法律風(fēng)險管理的一個分支，在實踐中也會出現(xiàn)與其他合同法律風(fēng)險管理相同的問題，這些問題的產(chǎn)生會直接影響到物資采購合同法律風(fēng)險管理的每一個環(huán)節(jié)當(dāng)中，也是企業(yè)合同法律風(fēng)險管理的難點和重點。解決好這些問題是企業(yè)打造長效合同法律風(fēng)險管理機制的重要保障。

1.合同法律風(fēng)險管理意識有待提升企業(yè)員工風(fēng)險意識不高、管理惰性、經(jīng)驗主義甚至抗拒心理等，重商機、輕風(fēng)險，對合同法律風(fēng)險管理工作支持力度不夠，這些現(xiàn)象是目前合同法律風(fēng)險管理存在的問題之一。有的合同管理人員所學(xué)專業(yè)是理工類，沒有法律專業(yè)的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，法律專業(yè)水平不高，把合同管理工作簡單等同于一般的檔案管理，不重視合同條款的法律性審查，更談不上資信調(diào)查、合同談判以及后評估等管理內(nèi)容。樹立正確的法律思維，強化企業(yè)員工的合同法律風(fēng)險管理意識，是識別合同風(fēng)險、防范合同風(fēng)險的前提，也是建立健全合同法律風(fēng)險管理機制的思想基礎(chǔ)。企業(yè)可以通過專題座談會、個別談話等各種形式定期了解和掌握員工的思想動態(tài)，及時糾正員工的工作偏差，幫助員工較好地理解領(lǐng)導(dǎo)的指令和企業(yè)的目標，避免進入“非黑即白”的思維誤區(qū)，站在全局的角度分析具體問題，做好合同的法律風(fēng)險預(yù)測和評估，并提供解決問題的方案供領(lǐng)導(dǎo)決策。

2.合同信息化管理任重道遠目前許多企業(yè)都建立了基于計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于整個企業(yè)集團范圍的合同及法律事務(wù)綜合管理信息系統(tǒng)，能夠為合同資料快速提取、合同執(zhí)行情況跟蹤、合同變更、合同解除以及糾紛處理等提供信息支持。加強合同信息化管理應(yīng)當(dāng)是先進企業(yè)的必然追求。但是合同管理系統(tǒng)建立時間不長，仍然處在摸索階段，部分功能模塊與企業(yè)實際聯(lián)系不夠緊密，有待進一步開發(fā)和完善。加之企業(yè)對于員工掌握系統(tǒng)操作、運行和維護的專業(yè)知識培訓(xùn)投入不夠，員工對新系統(tǒng)的認識和接受程度參差不齊，系統(tǒng)運營管理問題重重。企業(yè)合同信息化管理的經(jīng)驗不足、效果不顯著。合同信息化管理是一項專業(yè)性很強的工作，要求業(yè)務(wù)人員、管理人員除具備業(yè)務(wù)知識外，必須熟練掌握相關(guān)法律知識以及合同系統(tǒng)管理知識，增加上崗培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)是加強合同信息化管理的重要手段之一?？梢栽谏蠉徺Y格考試中設(shè)置司法培訓(xùn)、合同系統(tǒng)運維培訓(xùn)以及合同管理員培訓(xùn)等課程，同時對在崗人員要有計劃、有步驟、有重點地持續(xù)培訓(xùn)，打造一支素質(zhì)和技術(shù)都過硬的合同管理隊伍。

3.合同法律風(fēng)險的管理機制不健全全面風(fēng)險管理體系在企業(yè)當(dāng)中還未完全構(gòu)建，以簡單的合同談判、合同簽訂為主，對合同管理等方面的制度規(guī)定卻很少，可操作性不強，不能經(jīng)常性地監(jiān)督、檢查和考核，或者考核沒有與薪金報酬等掛鉤，缺乏必要的威懾力；或者制定了較為完備的合同管理規(guī)章制度，但卻沒有做到制度的嚴格落實，合同管理工作不能滲透到企業(yè)生產(chǎn)、銷售、服務(wù)全過程中去，無法形成企業(yè)相關(guān)職能部門共同參與的全員式管理。要將合同法律風(fēng)險管理作為企業(yè)管理的一個重要分支，建立系統(tǒng)的合同管理規(guī)章制度。比如《物資采購合同管理工作細則》、《物資采購合同管理權(quán)限交接制度》、《合同專用章管理規(guī)定》、《授權(quán)委托書證管理規(guī)定》、《物資采購合同審查、會簽、審批管理規(guī)定》、《合同糾紛調(diào)處管理規(guī)定》、《物資采購合同管理后評估制度》等，通過制度來規(guī)范物資采購合同管理相關(guān)崗位的工作職責(zé)。同時把合同法律風(fēng)險管理理念融入到物資采購單位的其他各項管理制度、工作流程之中，通過物資采購流程的運作、企業(yè)各相關(guān)業(yè)務(wù)部門的相互配合，反復(fù)檢驗合同法律風(fēng)險管理機制存在的問題和漏洞，不斷完善合同法律風(fēng)險管理的制度體系。

三、結(jié)束語

物資采購合同法律風(fēng)險是企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險的重要源頭之一，必須增強合同法律風(fēng)險意識，建立完善的物資采購法律風(fēng)險管理體系，認真審查供貨商的資質(zhì)，簽訂內(nèi)容明確、合法有效的采購合同，加強合同信息化管理，控制物資采購合同的法律風(fēng)險，才能使企業(yè)尋找出一條保持風(fēng)險與收益相平衡的路徑。

作者：文焱單位：中國石化長嶺分公司