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信息時代企業(yè)的競爭由原來單一的市場競爭轉(zhuǎn)變?yōu)橐孕畔⒏偁帪橹鞯亩嘣窬?,誰擁有高質(zhì)量的信息,并具備從中挖掘出有用知識的能力,誰就會在競爭中立于不敗之地。作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)核心地位的會計信息系統(tǒng),目前已無法滿足信息時代相關(guān)人員對會計信息的需求,改變現(xiàn)有的會計信息系統(tǒng)已勢在必行。
一.傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)變革的必要性
首先企業(yè)的財務(wù)部門根據(jù)企事業(yè)日常經(jīng)營活動產(chǎn)生的原始憑證,按會計制度的規(guī)定編制記賬憑證。記賬憑證主要體現(xiàn)出業(yè)務(wù)發(fā)生的時期、摘要、金額和涉及的會計科目等。然后登記會計賬簿,根據(jù)與現(xiàn)金和銀行存款有關(guān)的通用記賬憑證(或收款憑證、付款憑證)逐筆登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。最后編制會計報表,會計期末結(jié)賬后,企業(yè)的財務(wù)部門根據(jù)國家統(tǒng)一規(guī)定的會計制度編制會計報表并對外報送。
從以上分析可以看出:傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)對企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)首先歸集到某一具體的會計科目,然后按科目匯總,最后以財務(wù)報告的形式向信息使用者提供所需的財務(wù)信息。
二、構(gòu)建基于事件驅(qū)動的會計信息系統(tǒng)
1982年密切根州大學會計系教授W.E.McCarthy在其發(fā)表于TheAccountingReview的著名論文TheREAAccountingModel:AGeneralizedFrameworkforAccountingSystemsinaSharedDataEnvironment中首先提出了REA會計模式,其主要思想是對企業(yè)的重要資源(Resources)、事件(Events)、參與者(Agents)及相互關(guān)系建模,把企業(yè)一切經(jīng)營事件相關(guān)的內(nèi)容,按其原本的實際語義(原子方式)而不是人為加工為借貸分錄的形式輸入數(shù)據(jù)庫中集中存儲。資源是能為會計主體帶來經(jīng)濟價值,而且可以辨認并為會計主體所控制的企業(yè)資產(chǎn)都屬于資源。事件是指包括所有能從某方面直接影響會計主體資源的經(jīng)濟活動,不但包括能進入會計核算系統(tǒng)的交易事項,還包括其他傳統(tǒng)會計不進行會計確認與計量的經(jīng)營活動或事項,如市場調(diào)研活動等能對管理決策提供所需信息的活動。參與者是參與事件的單位、部門或個人,會計主體收集與他們相關(guān)的數(shù)據(jù),目的是為了更好地計劃、控制得評價其基本活動。參與者包括組織內(nèi)部參與者如銷售員、采購員、職工等和外部參與者如股東、銀行、客戶和供應(yīng)商等。
由于所有這些相關(guān)會計主體的決策有用的數(shù)據(jù)都以原子方式存儲了,根據(jù)用戶的不同需要設(shè)計事件驅(qū)動的用戶視圖就可以提供各種管理和決策所需的信息,即各種管理報表和會計報告。用戶還可以從原始數(shù)據(jù)即時匯總出自己特定決策所臨時需要的各種個性化信息。
(一)構(gòu)建基于事件驅(qū)動的會計信息系統(tǒng)可以消除企業(yè)內(nèi)部的信息孤島
傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)是視圖驅(qū)動的,即所需輸出的報表視圖決定了系統(tǒng)如何采集、存儲和處理經(jīng)濟數(shù)據(jù),它僅支持財務(wù)部門的管理工作,而不可能跨越幾個職能部門的業(yè)務(wù)活動提供整體視圖,因而使各能部門提供的信息成為信息孤島。采用基于事件驅(qū)動的會計信息系統(tǒng)對企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的描述是全方位、多層次的。企業(yè)在執(zhí)行業(yè)務(wù)活動的同時,將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以原子方式輸入管理信息系統(tǒng)中,建立企業(yè)共享的綜合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫。信息使用者根據(jù)自己的需要對原始數(shù)據(jù)進行加工。數(shù)據(jù)倉庫的建立實現(xiàn)真正意義的數(shù)據(jù)共享,從而徹底消除了企業(yè)內(nèi)部的信息孤島。
(二)構(gòu)建基于事件驅(qū)動的會計信息系統(tǒng)具有以下優(yōu)點
1.系統(tǒng)輸入信息量大。系統(tǒng)記錄、存儲的是一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的所有原始數(shù)據(jù),它將集財務(wù)信息和非財務(wù)信息于一體,以支持企業(yè)日常運轉(zhuǎn)、決策、控制和預測的信息需求。2.數(shù)據(jù)采集的一次性與實時性。有關(guān)同一筆業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)只需在發(fā)生時采集一次,便可多個部門使用。尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與電子商務(wù)的發(fā)展與應(yīng)用,企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的形式向電子化、規(guī)范化、自動化發(fā)展,這就能以較低的成本采集到實時的經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以滿足不同信息使用者的需要。3.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)倉庫的共享性。基于事件驅(qū)動的會計信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)將物理上分散的企業(yè)多個數(shù)據(jù)庫邏輯上集中,支持不同層次,綜合性的信息需求。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)按照規(guī)則進行一次性采集后,都以標準的、規(guī)范的、原子的方式存儲,供所有具有使用權(quán)限的信息使用者共享。4.與財經(jīng)制度結(jié)合,在系統(tǒng)中嵌入業(yè)務(wù)風險防范規(guī)則。在基于事件會計信息系統(tǒng)中,信息處理與業(yè)務(wù)活動的執(zhí)行過程同步。如果將各業(yè)務(wù)事件的會計控制規(guī)則嵌入,就能實施會計的事中控制,系統(tǒng)將違反規(guī)則的活動實時地向負責人發(fā)送異常報告,或者阻止舞弊活動的執(zhí)行。系統(tǒng)抗風險能力大大提高。5.以用戶為主導提供個性化信息。系統(tǒng)中的信息報告是由信息用戶獲取信息觸發(fā)的。它充分體現(xiàn)了一種個性化的信息服務(wù)。信息用戶從以前被動的接受信息變?yōu)橹鲃荧@取信息,從而能獲得更為個性化的決策有用信息。此時會計科目體系仍然存在,只是已成為獲取財務(wù)報表及會計信息規(guī)則的一部分。
總之,構(gòu)建基于事件驅(qū)動的會計信息系統(tǒng)是以面向?qū)ο蟮挠嬎銠C技術(shù)和數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)為基礎(chǔ),以數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為依托,還要充分利用互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)的內(nèi)外互聯(lián)功能,實現(xiàn)信息的廣泛傳播,為最終實現(xiàn)企業(yè)智能管理奠定基礎(chǔ)。