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《圖書情報知識雜志》2015年第六期

1俄羅斯電子文件發(fā)展態(tài)勢及對檔案管理工作的挑戰(zhàn)

隨著俄羅斯社會信息化及電子政務(wù)建設(shè)的迅速推進(jìn),電子文件成為俄羅斯政府機關(guān)、企業(yè)及各類組織進(jìn)行信息記錄、信息交流和信息保存的最重要方式。2000年至今,俄聯(lián)邦政府及地方政府制定實施了一系列信息化規(guī)劃,聯(lián)邦層面的有:《2002-2010年電子俄羅斯聯(lián)邦規(guī)劃》、《至2015年俄羅斯信息社會發(fā)展戰(zhàn)略》、《至2010年俄羅斯電子政府建設(shè)綱要》、《2011-2018信息社會專項規(guī)劃》等,地方層面的有:“電子莫斯科”、“電子阿爾泰”、“電子韃靼斯坦”等[1],這些信息化規(guī)劃的實施直接促進(jìn)了各級政府的電子政務(wù)建設(shè),同時,也為電子文件的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)創(chuàng)造了條件,2009、2010年俄羅斯政府先后開通了“跨部門電子文件處理系統(tǒng)”(МЭДО)和“跨部門電子交互系統(tǒng)”(СМЭВ)。根據(jù)上述規(guī)劃所設(shè)定的目標(biāo),截止2015年,俄羅斯國家機關(guān)之間電子文件流轉(zhuǎn)量不少于總文件量的70%,電子化的檔案全宗數(shù)量不少于館藏總量的20%[2]。電子文件數(shù)量和類型激增,成為政府管理決策的關(guān)鍵性信息資源,這對電子文件的有效管理和長期保存提出了迫切要求。與中國及歐美許多國家類似,從國家層面和行業(yè)領(lǐng)域加強電子文件管理領(lǐng)域的立法和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè),探索電子文件管理機制,建立并完善有助于確保電子文件真實性、完整性、可靠性和可用性的管理制度是當(dāng)前俄羅斯電子文件管理的核心問題。

2俄羅斯電子文件管理立法及標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

2.1俄羅斯電子文件管理立法進(jìn)展確認(rèn)電子文件的法律憑證性和法律地位是電子文件有效管理的法律依據(jù)和法律保障,俄聯(lián)邦兩個重要的法律《電子簽名法》和《信息、信息技術(shù)和信息保護法》對此作了相應(yīng)規(guī)定。2006年頒布實施的《信息、信息技術(shù)和信息保護法》是調(diào)整俄羅斯信息法律關(guān)系領(lǐng)域的基本法,該法確認(rèn)了電子文件的法律地位。根據(jù)該法規(guī)定,以電子數(shù)字簽名形式或其他類似手寫簽名形式簽署的數(shù)據(jù)電文,被認(rèn)為是電子文件,與手寫簽名的文件具有同等的法律地位;在簽訂民事法律合同時,當(dāng)事人之間用署有電子簽名的數(shù)據(jù)電文交換被認(rèn)為是文件交換[3];2011年頒布實施的俄羅斯聯(lián)邦《電子簽名法》(該法取代了2004年頒布的《電子數(shù)字簽名法》)規(guī)定,電子文件的數(shù)字簽名具有與紙質(zhì)文件手寫簽名同等的法律效力,從而使電子文件的法律憑證性得到有效保障[4]。此外,俄聯(lián)邦其他相關(guān)法律則在一定程度上認(rèn)同了電子文件的地位和作用。如:《民法》(1994)確認(rèn)了電子合同的效力,《會計法》(1996、2003)和《稅法》(2000)等都規(guī)定可提交電子形式的會計報表或稅務(wù)申報表,2002年俄羅斯稅務(wù)局明確規(guī)定,只能提交電子稅務(wù)申報表。《仲裁訴訟法》(2002)確認(rèn)了電子簽名文件及其他類似手寫簽名的文件具有與書面文件同等的效力,《海關(guān)法》(2003)規(guī)定,通關(guān)所需要的文件可以電子形式提交,而《勞動法》也不排除使用電子形式的人事文件。此外,俄聯(lián)邦《政府信息公開法》(2009)、《俄聯(lián)邦國家檔案館、市立檔案館、博物館、圖書館和科學(xué)院保管、收集、統(tǒng)計、利用聯(lián)邦檔案全宗文件及其他檔案文件基本規(guī)則》(2007)等相關(guān)法律法規(guī)為電子文件管理立法提供了參考和依據(jù)。在文件與檔案管理領(lǐng)域,俄羅斯針對電子文件管理的立法正處于起步階段。《俄羅斯聯(lián)邦檔案事業(yè)法》(2004)明確規(guī)定,將電子文件納入俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗,確認(rèn)了電子文件的檔案價值,使其與紙質(zhì)檔案一樣成為聯(lián)邦檔案全宗的重要組成部分[5]。2011年修訂的《聯(lián)邦機關(guān)公文處理條例》適當(dāng)增補了有關(guān)電子文件管理的相關(guān)條款,明確界定了“文件的電子形式”、“文件掃描”和“電子公文”的概念,并詳細(xì)補充說明了聯(lián)邦機關(guān)電子文件管理工作的特點[6]?！抖砹_斯國家檔案館工作基本規(guī)則》則較為籠統(tǒng)地規(guī)定了電子文件接收進(jìn)館、長期保存、統(tǒng)計和著錄等問題,這些問題在其他相關(guān)法規(guī)如《機關(guān)檔案室工作規(guī)則》(2002)、《俄羅斯國家檔案館科技文件工作基本規(guī)則》(2003,草案),《機關(guān)檔案館(室)科技文件工作基本規(guī)則》(2004,草案)等法規(guī)中得到了細(xì)化。2009年9月30日俄羅斯政府頒布的《跨部門電子公文管理系統(tǒng)條例》為解決電子政務(wù)系統(tǒng)跨部門電子公文流轉(zhuǎn)的效率和安全性問題提供了法律保障。此外,為了實現(xiàn)國家機關(guān)電子文件流轉(zhuǎn)量不少于總文件量70%的目標(biāo),聯(lián)邦檔案局了《關(guān)于聯(lián)邦機關(guān)內(nèi)部活動必須以電子形式形成、保管和利用的文件一覽表》(2011),為機關(guān)內(nèi)部事務(wù)處理活動形成的電子文件類型及管理提供了具體建議。這些與電子文件有關(guān)的規(guī)范雖然體現(xiàn)了俄羅斯檔案館和政府部門在電子文件管理中積累的成果和經(jīng)驗,但是,它們還不足以解決電子文件全程管理尤其是電子文件長期保存所面臨的諸多問題,缺乏保障電子文件真實性和可長期存取性的管理機制。綜合上述俄聯(lián)邦《電子簽名法》、《信息、信息技術(shù)和信息保護法》、《民法》、《會計法》、《海關(guān)法》、《勞動法》等重要法律的規(guī)定,俄羅斯立法系統(tǒng)對電子文件的法律地位是認(rèn)可的。而檔案部門則任重道遠(yuǎn),需要在這種有利的立法環(huán)境中,制定相應(yīng)的政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn),引導(dǎo)和規(guī)范電子文件管理,確保電子文件的法律憑證性,保護電子檔案資源。

2.2俄羅斯電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)早在20世紀(jì)60~70年代,蘇聯(lián)時期產(chǎn)生并積累了相當(dāng)數(shù)量的機讀文件,20世紀(jì)80年代,制定了3項有關(guān)機讀文件的國家標(biāo)準(zhǔn):ГОСТРД50-524-84.《方法指南.機讀文件保存規(guī)則》(1985),ГОСТ6.10.4-84.《賦予計算機機讀文件法律效力.總則》(1985),ГОСТ28388–89《信息加工系統(tǒng).磁性載體文件.制作和加工規(guī)則》(1990)。但遺憾的是,因蘇聯(lián)解體這幾項重要的國家標(biāo)準(zhǔn)沒有充分發(fā)揮效用就無效了,而且也無法應(yīng)對當(dāng)前電子文件規(guī)模急劇增長帶來的挑戰(zhàn)。因此,制定新的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)迫在眉睫。當(dāng)前,俄羅斯在電子文件管理領(lǐng)域積極謀求與國際接軌,電子文件管理問題被納入俄羅斯檔案事業(yè)中長期發(fā)展規(guī)劃的核心內(nèi)容。表現(xiàn)為:第一,俄羅斯密切關(guān)注歐洲委員會2001年的《電子文件管理功能需求模型》(Moreq,已升級為Moreq2、Moreq2010),受其影響較大,Moreq為俄羅斯政府機關(guān)和企業(yè)的電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計及元數(shù)據(jù)方案制定提供了參照;第二,采用3個重要的電子文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)ISO/TR18492、ISO15489、ISO23081為國家標(biāo)準(zhǔn),具體為:ГОСТР54989-2012/ISO/TR18492:2005,ГОСТРИСО15489-1-2007和ГОСТРИСО23081-1-2008。除此之外,俄羅斯對有關(guān)電子文件存儲載體的國際標(biāo)準(zhǔn)如ISO18921、ISO18923:2000、ISO18925:2002、ISO18926系列、ISO18927:2002、ISO18933系列等也比較關(guān)注。第三,制定了有關(guān)文件與檔案管理領(lǐng)域的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn):ГОСТР7.0.8-2013《文書處理與檔案事業(yè)-術(shù)語和概念》、ГОСТРИСО15489-1-2007.《信息、圖書及出版事業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系.文件管理.基本要求》、ГОСТРИСО23081-1-2008.《信息、圖書及出版事業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系.文件管理.文件管理過程.文件元數(shù)據(jù)》;電子文檔管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn):ГОСТ54471-2011《電子文檔系統(tǒng).文件管理.電子形式保存的信息.有效性及可靠性保障建議》;電子郵件標(biāo)準(zhǔn):ГОСТР53898-2010《電子文檔系統(tǒng).文件管理交互系統(tǒng).電子郵件要求》等。第四,俄聯(lián)邦檔案局委托俄羅斯文書學(xué)與檔案工作研究所(ВНИИДАД)研究制定了一系列有關(guān)電子文件收集、鑒定、統(tǒng)計和長期保存的方法指南,為出臺該領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范奠定了基礎(chǔ)。2012年俄羅斯文書學(xué)與檔案工作研究所制定了《電子文件保管的組織及技術(shù)方法指南》,提出了電子文件歸檔和長久保存的指導(dǎo)性意見[7]。在此基礎(chǔ)上,2013年俄羅斯文書學(xué)與檔案工作研究所研制了《機關(guān)檔案室收集、統(tǒng)計和保管電子文件方法指南》[8]、《國家檔案館和市立檔案館收集、統(tǒng)計和保管電子文件方法指南》[9],分別從機關(guān)檔案室和國家檔案館層面規(guī)范了電子文件收集、統(tǒng)計和保存中的具體要求,對于基層電子文件管理工作具有重要的指導(dǎo)意義。第五,俄羅斯檔案事業(yè)中長期發(fā)展規(guī)劃《2020年前俄羅斯檔案事業(yè)發(fā)展綱要》十分重視電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)化問題,該綱要強調(diào),應(yīng)從國家層面建立文件管理、檔案管理和文件流轉(zhuǎn)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,建立統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng),以最小的成本實現(xiàn)最優(yōu)化和合理化的文件流轉(zhuǎn),從根本上減少每個國家機關(guān)為研發(fā)電子文件管理系統(tǒng)而付出的成本。具體的措施包括:制定電子文件形成、整理及保管標(biāo)準(zhǔn);制定電子文件歸檔和移交進(jìn)館的格式標(biāo)準(zhǔn)以及電子文件長期保存和利用服務(wù)的技術(shù)方法標(biāo)準(zhǔn);建立電子文件管理領(lǐng)域的合作機制;建立聯(lián)邦“電子文件保管中心”[10]?？梢?與中國等大多數(shù)國家類似,俄羅斯政府及檔案部門已經(jīng)開始著手建立電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系,針對政府部門電子文件的形成、歸檔、保管以及進(jìn)館和長期保存制定相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量規(guī)范,提高電子文件管理的效率和質(zhì)量。

3俄羅斯聯(lián)邦政府“電子文件保管中心”(ЦХЭД)建設(shè)構(gòu)想

俄羅斯政府建立電子文件檔案館的設(shè)想開始于2010年。俄羅斯總統(tǒng)辦公廳主任С.Е.Нарышкин在2010年9月7日召開的一次聯(lián)席會議上,首次對聯(lián)邦機關(guān)的電子文件管理問題表示密切關(guān)注。隨后,俄羅斯聯(lián)邦檔案局長В.П.Тарасова于2010年9月16日在挪威奧斯陸召開的國際檔案圓桌會議上發(fā)表了題為《俄羅斯電子文件及檔案管理現(xiàn)實問題》的報告,闡述了俄羅斯準(zhǔn)備建設(shè)專門的聯(lián)邦電子文件檔案館的構(gòu)想[11]。此后,在2011年6月8日召開的俄羅斯信息社會發(fā)展理事會會議上,國家檔案館長А.Н.Артизов首次提出了“電子文件保管中心”(ЦХЭД)這一概念及建設(shè)思路,擬對聯(lián)邦機關(guān)形成的電子文件集中保管。檔案學(xué)家С.Л.Кузнецов認(rèn)為,傳統(tǒng)檔案館既缺乏必要的技術(shù)設(shè)施,又缺乏熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案專家,無法對大量電子文件進(jìn)行有效管理和長期保存,為此,有必要建立“電子文件保管中心”(ЦХЭД),對聯(lián)邦機關(guān)形成的電子文件進(jìn)行集中保管和長期保存[12]。2013年,經(jīng)過俄羅斯聯(lián)邦檔案局、國家檔案館、通信部、經(jīng)濟部等多部門協(xié)商,開展多次專家討論和調(diào)研,俄羅斯聯(lián)邦檔案局了《2020年前俄羅斯檔案事業(yè)發(fā)展綱要》,明確提出了聯(lián)邦“電子文件保管中心”(ЦХЭД)建設(shè)規(guī)劃。該規(guī)劃的基本思路是:在聯(lián)邦檔案館中,選擇一個具有良好基礎(chǔ)設(shè)施的檔案館作為中心基地。該中心與接入“跨部門電子文件處理系統(tǒng)”(МЭДО)和“跨部門電子交互系統(tǒng)”(СМЭВ)的各聯(lián)邦機構(gòu)保持業(yè)務(wù)聯(lián)系,具備對聯(lián)邦機構(gòu)電子文件集中接收、永久保管和提供利用服務(wù)的功能。同時,它也集中保管聯(lián)邦檔案館所保存的聯(lián)邦檔案全宗的數(shù)字化副本。在地方層面,可在各聯(lián)邦主體建立類似的電子文件保管中心,接收和保管各聯(lián)邦主體形成的電子文件?！抖砹_斯聯(lián)邦檔案局及所屬機構(gòu)2011-2020年信息化規(guī)劃》對“電子文件保管中心”(ЦХЭД)建設(shè)進(jìn)行了具體部署:ЦХЭД負(fù)責(zé)集中接收、保管和利用聯(lián)邦政府部門及下屬機構(gòu)在機關(guān)電子文件處理系統(tǒng)、“跨部門電子文件處理系統(tǒng)”(МЭДО)和“跨部門電子交互系統(tǒng)”(СМЭВ)中形成的電子文件,同時,集中保管聯(lián)邦檔案館所保存的聯(lián)邦檔案全宗的數(shù)字化副本。ЦХЭД所接收電子文件的來源機關(guān)包括:①聯(lián)邦政府機構(gòu)和國家權(quán)力機構(gòu);②聯(lián)邦檔案館。聯(lián)邦檔案館在完成“檔案全宗”、“全宗目錄”、“中央全宗目錄”等項目的過程中,對館藏聯(lián)邦檔案全宗文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換以后形成的數(shù)字副本。根據(jù)《俄羅斯聯(lián)邦檔案局及所屬機構(gòu)2011-2020年信息化規(guī)劃》,2011~2020年直接用于ЦХЭД建設(shè)的預(yù)算項目及預(yù)算支出為:①電子文件接收4.51億盧布;②電子文件保管新庫房建設(shè)4.75億盧布;③電子文件信息檢索系統(tǒng)開發(fā)與維護4500萬盧布。加上其他技術(shù)研發(fā)和組織管理等相關(guān)費用,2011~2020年ЦХЭД的建設(shè)總經(jīng)費約為12.9億盧布[13]?？梢?俄羅斯“電子文件保管中心”(ЦХЭД)的功能類似于美國的電子文件檔案館(ERA),這說明俄羅斯政府已經(jīng)認(rèn)識到電子文件對于國家管理及國民經(jīng)濟發(fā)展的重要性并有所行動。但ЦХЭД尚處于計劃和初步設(shè)計階段。ЦХЭД建設(shè)面臨的兩大短板是經(jīng)費不足和人才緊缺。因此,俄羅斯聯(lián)邦政府持續(xù)穩(wěn)定的財政支持和大量的專業(yè)技術(shù)人才保障將是該項目順利進(jìn)行的關(guān)鍵。

4俄羅斯電子文件管理實踐進(jìn)展———莫斯科電子載體文件中心檔案館(ЦАДЭНМ)

莫斯科電子載體文件中心檔案館(ЦАДЭНМ)是俄羅斯最早的專門接收和保管電子文件的檔案館。ЦАДЭНМ創(chuàng)建于2002年4月2日,隸屬于莫斯科市檔案管理局,接收和保管莫斯科市政機關(guān)及該市各類所有制形式的組織形成的永久和臨時保存的電子文件。另外,還保管莫斯科市民的個人檔案、有關(guān)莫斯科歷史的檔案文獻(xiàn),該館只接收和保管電子文件。ЦАДЭНМ在電子文件管理技術(shù)和管理方法等方面積累了寶貴的經(jīng)驗,制定了一系列電子文件保管及利用制度,能夠為俄羅斯國家檔案館接收、保管、處置及提供利用電子文件提供重要的參考和借鑒[14]。主要體現(xiàn)在:

(1)對電子文件的概念、范圍、性質(zhì)、結(jié)構(gòu)等基本問題進(jìn)行了分析和闡釋。根據(jù)俄羅斯2011年頒布實施的《電子簽名法》,電子文件是“所含信息以電子數(shù)字形式存在的文件”。電子文件由如下4個部分構(gòu)成:信息、表現(xiàn)形式、描述性元數(shù)據(jù)、技術(shù)元數(shù)據(jù)。電子文件的表現(xiàn)形式既可以是電子數(shù)字形式(如元數(shù)據(jù)、電子數(shù)字簽名、電子認(rèn)證代碼、校驗),也可由紙本文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換而成。電子文件載體的性能及狀態(tài)、信息記錄方式和所采用的保存格式對維護電子文件的完整性、真實性具有重要影響,電子文件長期保存主要從文件內(nèi)容和技術(shù)上保障其真實性。

(2)根據(jù)有限的物質(zhì)技術(shù)條件選擇了相應(yīng)的電子文件保管策略。由于物質(zhì)技術(shù)原因,ЦАДЭНМ無法實現(xiàn)對歸檔電子文件大規(guī)模、在線提供利用,長期以來,只能采用傳統(tǒng)的離線方式提供利用。因此,只能借助外部存儲介質(zhì),或者在閱覽室的工作臺上(電子閱覽室)提供利用,或者根據(jù)用戶需求提供復(fù)制件。目前ЦАДЭНМ主要采用光盤存儲,如CD-R,DVD-R,DVD+R等一次性寫入光盤類型。ЦАДЭНМ的電子文件保管策略總體可歸納為:介質(zhì)保存(光盤存儲)及多套保存,一般為2套(工作件和備份件),一套用于工作及提供利用,一套用于災(zāi)難恢復(fù)備份;離線方式提供利用;對接收進(jìn)館的電子文件格式進(jìn)行校驗,分為保險格式(開放格式)、自定義格式和原生格式。原則上盡可能采用保險格式或者廣泛通用的格式,有目的地將原生電子文件格式轉(zhuǎn)換為保險格式或者自定義格式,及時進(jìn)行介質(zhì)更新。在電子文件保存中采用遷移、仿真、封裝等技術(shù)對抗技術(shù)過時。

(3)建立并維護有利于電子信息載體長期保存的最佳條件,控制庫房溫濕度。措施包括:監(jiān)控保管單元(保管對象)的物理性能和技術(shù)性能;標(biāo)注保存單元(保存對象)載體原有的技術(shù)特征;保管單元(保管對象)使用以后進(jìn)行檢測;評價電子文件的技術(shù)性能;及時進(jìn)行介質(zhì)更新;保護電子文件不受計算機病毒入侵或非法存取;維護能夠驗證電子文件完整性和真實性的關(guān)鍵要素和保存條件。電子文件保存的溫濕度條件為:溫度:+23-25℃,相對濕度:50%,基本由空調(diào)加以控制。經(jīng)監(jiān)測,在上述溫濕度條件下,光盤存儲的電子文件在4年之后其載體會出現(xiàn)輕微的退化現(xiàn)象,但不會對電子文件的技術(shù)性能產(chǎn)生影響。

(4)重視電子文件的統(tǒng)計工作。具體表現(xiàn)為:①將電子文件統(tǒng)計單位劃分為:檔案全宗(檔案集合)、信息資源、電子文件保管單位、電子文件統(tǒng)計單位;②電子文件保管單位和電子文件統(tǒng)計單位在檔案著錄框架內(nèi)單獨進(jìn)行;③電子文件保管單位統(tǒng)計在檔案館總體范圍內(nèi)按順序進(jìn)行;④電子文件的統(tǒng)計單位屬于各種不同類型信息資源的,登記在不同的目錄上;⑤登記在冊的電子文件統(tǒng)計單位包括:計算機文件夾、計算機文件、數(shù)據(jù)庫表格、電子表格;⑥電子文件統(tǒng)計冊(清單)的制作、保管和利用,既采用電子形式,也采用紙質(zhì)形式;⑦為了確認(rèn)電子文件的真實性和完整性,需要在統(tǒng)計冊(清單)上加蓋傳統(tǒng)的印信———組織全宗形成者的簽名和印章。至2008年初,ЦАДЭНМ臨時保存的11類信息資源共有442619個統(tǒng)計單位,其中共有398801份文件,總規(guī)模達(dá)到17940MB,分布在32個保管單位中。

(5)重視電子文件元數(shù)據(jù)信息的描述和著錄。主要包括如下幾種:①一般信息:電子文件識別信息、形成及保管歷史、內(nèi)容及構(gòu)成、存取及利用的條件、相關(guān)材料等;②模擬原件的性能描述;③信息資源的組織情況(挑選原則,模擬信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息之后的數(shù)據(jù)校驗方法);④產(chǎn)生電子文件的信息系統(tǒng)的技術(shù)性能(信息系統(tǒng)開發(fā)的目的及該系統(tǒng)的名稱、系統(tǒng)擁有者、開發(fā)商、開發(fā)的緣由、用戶情況、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、支撐軟件等);⑤電子文件真實性保障信息;⑥能夠確認(rèn)電子文件完整性的可信信息。

(6)在實踐中逐步探索電子文件接收進(jìn)館的選擇和鑒定標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前,俄羅斯在電子文件收集和鑒定領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范基本是空白,這對ЦАДЭНМ提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。ЦАДЭНМ參考了國際經(jīng)驗,對進(jìn)館電子文件類型及來源機關(guān)進(jìn)行了不斷的篩選,首先接收最重要的信息資源:聯(lián)合數(shù)據(jù)庫資源、莫斯科市重要權(quán)力機關(guān)的電子資源以及重要的原始數(shù)據(jù)。為了確保將具有重要價值的電子文件收集進(jìn)館,ЦАДЭНМ對上述擬接收進(jìn)館的莫斯科市政機構(gòu)及有關(guān)社會組織的自動化信息系統(tǒng)(АИС)進(jìn)行了長期調(diào)研。從2003至2007年,ЦАДЭНМ調(diào)查了莫斯科市36個政府機關(guān)和組織的105個信息系統(tǒng),包括280個數(shù)據(jù)庫。最終確認(rèn)了首批進(jìn)館電子文件來源機構(gòu)包括8個國家機關(guān)和城市組織。根據(jù)莫斯科國家檔案館ЦЭПК的決定,在實驗階段,ЦАДЭНМ僅接收臨時保存的電子文件進(jìn)館,因此,首先試點的是已撤銷機關(guān)所形成的電子文件,2008年初,ЦАДЭНМ首批接收進(jìn)館的電子文件包括3個全宗、兩個文件集合,含11類信息資源類型[15]。ЦАДЭНМ在電子文件鑒定、保存、統(tǒng)計和著錄等方面的工作實踐表明,必須采取嚴(yán)格的系統(tǒng)化程序?qū)﹄娮游募M(jìn)行管理。任何可信的電子文件都是在可控的信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的,這些系統(tǒng)具有專門的業(yè)務(wù)功能,所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)具有獨特的結(jié)構(gòu)和技術(shù)特征?？尚诺男畔⑾到y(tǒng)能夠保證所產(chǎn)生的電子文件的可信性、真實性和完整性。正因如此,在自動化信息系統(tǒng)АИС中形成的電子文件具有可信性、真實性和完整性。ЦАДЭНМ在電子文件管理中,尊重每一種信息資源的特異性,這既體現(xiàn)在對電子文件的長期保存中(如遷移),也體現(xiàn)在對電子文件的描述和著錄中(如編制歷史指南和文件技術(shù)性能描述),還體現(xiàn)在電子文件的提供利用中(如采用專業(yè)軟件工具集)。因此,每一個信息資源都是相對獨立的經(jīng)過系統(tǒng)化整理、統(tǒng)計和著錄的電子文件保管單元。總體上,ЦАДЭНМ對電子文件的管理方式是對來源原則的繼承和發(fā)展,它關(guān)注組織全宗內(nèi)電子文件形成和利用的背景及條件。綜上所述,俄羅斯聯(lián)邦政府從2010年前后開始系統(tǒng)著手電子文件管理問題,首先提出了建設(shè)“電子文件檔案館”的設(shè)想,由于物質(zhì)技術(shù)條件限制,最終易名為“電子文件保管中心”(ЦХЭД),這一建設(shè)規(guī)劃在《2020年前俄羅斯檔案事業(yè)發(fā)展綱要》、《俄羅斯聯(lián)邦檔案局及所屬機構(gòu)2011-2020年信息化規(guī)劃》等重要的檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中得到了確認(rèn)和部署。俄羅斯的“電子文件保管中心”(ЦХЭД)不是一個獨立的電子文件檔案館,而是在某一聯(lián)邦檔案館基礎(chǔ)上建設(shè)。顯然,俄羅斯“電子文件保管中心”(ЦХЭД)與美國電子文件檔案館(ERA)無論在技術(shù)、管理,還是在資金投入和功能等方面都存在很大差距,但是從其發(fā)展前景來看,無疑是有助于促進(jìn)俄羅斯聯(lián)邦政府電子文件的集中管理和長期保存,對各聯(lián)邦主體及各類社會組織的電子文件集中管理也具有積極的示范作用。俄羅斯聯(lián)邦檔案行政管理部門開始加大了在電子文件管理領(lǐng)域的制度和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè),而俄羅斯文書學(xué)與檔案工作研究所(ВНИИДАД)在其中發(fā)揮了最重要的作用。ВНИИДАД受俄羅斯聯(lián)邦政府和聯(lián)邦檔案局委托,起草研制了一系列電子文件管理指南和建議草案,為電子文件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和制度建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。

作者：肖秋會 羅琳 單位：武漢大學(xué)信息管理學(xué)院 深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館