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1信息化項目投資成本分析

信息化應(yīng)用在提高工作效率，加強管理，以及降低運行成本等方面都可以發(fā)揮出顯著的成效，特別是在“人無我有”的階段，信息化應(yīng)用往往能給企業(yè)帶來顯著的競爭優(yōu)勢，但是到了“我有人有”的階段時，信息化應(yīng)用已蛻變成了一個基本要求，而不是一個競爭優(yōu)勢了。從另一個角度看，當(dāng)競爭企業(yè)間都實施了同類型的信息化應(yīng)用時，其使用效果相當(dāng)，而初始的投資成本與投用運行成本相對較高的信息化應(yīng)用，反而會使企業(yè)在競爭中處于劣勢的位置。信息化項目的投資成本由隱性成本和顯性成本構(gòu)成。隱性成本一般是指信息化項目實施帶來的組織變革成本、先動成本、風(fēng)險成本等。顯性成本通常主要由建設(shè)前期準備成本、硬件投資成本、軟件投資成本、上線成本等幾部分構(gòu)成。

1.1前期準備成本包括項目建設(shè)前期開展的項目咨詢、可行性分析、系統(tǒng)需求分析等工作所需投入的前期準備費用。

1.2硬件投資成本

硬件投資成本指信息系統(tǒng)建設(shè)時所需購置的一次性費用或租賃費用，主要包括數(shù)據(jù)中心環(huán)境、服務(wù)器設(shè)備、存儲設(shè)備、客戶端設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的搭建或升級改造等相關(guān)方面的投資。這些投資基本都是以固定資產(chǎn)的形式進行管理，以折舊的方式攤?cè)氤杀?，投資去向與投資規(guī)模顯而易見，因此往往也是投資者側(cè)重關(guān)注的部分。

1.3軟件投資成本

軟件成本是指構(gòu)建信息系統(tǒng)所需的軟件投資，包括系統(tǒng)平臺軟件、數(shù)據(jù)庫軟件、外購或委托開發(fā)軟件所需的費用，以及軟件調(diào)試、部署等費用，屬于無形資產(chǎn)范疇。

1.4上線成本

包括開展新系統(tǒng)的知識培訓(xùn)、技能培訓(xùn)，以及上線前的數(shù)據(jù)準備、試運行功能測試等相關(guān)工作的所需投入。有些信息化項目在測算投資成本時，只包含了硬件投資成本與軟件投資成本。事實上，作為項目整體不可分割的部分，前期準備成本與上線運行成本不應(yīng)被忽略在投資成本之外。信息化項目的投資成本中，顯性成本由于資金去向明確、數(shù)額明確，且涉及投資審批等環(huán)節(jié)，因此測算工作相對容易一些。而隱性成本屬于“軟性成本”，不同企業(yè)內(nèi)容各異，錯綜復(fù)雜，又難以用貨幣單位進行考量，因而常常被忽略。

2信息化項目運行成本分析

信息化項目投入使用后，必然需要繼續(xù)相應(yīng)的投入來保障系統(tǒng)的運行，這部分的成本對于信息化項目的效益有著長時間的影響。信息化項目的運行成本通常由系統(tǒng)運行成本、系統(tǒng)變更成本、系統(tǒng)安全管理成本、網(wǎng)絡(luò)運行成本、設(shè)備維護成本、維護人員成本、培訓(xùn)成本等所組成。

2.1系統(tǒng)運行成本

系統(tǒng)運行成本是指維持系統(tǒng)運行所需的成本，如維持日常數(shù)據(jù)中心、運行終端所需的電費，系統(tǒng)運行過程中所需的各種易耗品的損耗，以及每年需購買的系統(tǒng)運行授權(quán)使用費等。

2.2系統(tǒng)變更成本

系統(tǒng)變更成本是指信息系統(tǒng)投入使用后，根據(jù)應(yīng)用需求的變化或提升的需要，或需與其它信息系統(tǒng)通過接口程序進行數(shù)據(jù)交換等情況下，對系統(tǒng)應(yīng)用軟件進行變更開發(fā)的成本，此外還包含了系統(tǒng)軟、硬件的變更，如系統(tǒng)平臺更換、數(shù)據(jù)遷移等情況下需投入的成本。

2.3系統(tǒng)安全管理成本

系統(tǒng)安全管理成本是指為保障系統(tǒng)的安全可靠運行而開展的諸如系統(tǒng)安全防護、系統(tǒng)日志檢查分析、數(shù)據(jù)備份等工作所帶來的成本。隨著企業(yè)的經(jīng)營管理工作對信息系統(tǒng)依賴程度的不斷提高，用戶對信息系統(tǒng)安全性的要求也越來越嚴格，系統(tǒng)安全管理成本已成為信息化項目運行成本中不可或缺的部分，并呈現(xiàn)增長的態(tài)勢。

2.4網(wǎng)絡(luò)運行成本

當(dāng)前信息化應(yīng)用大多需要借助于廣域網(wǎng)或公眾互聯(lián)網(wǎng)的支持，使得應(yīng)用終端能接入到數(shù)據(jù)中心，網(wǎng)絡(luò)運行成本主要指通訊鏈路的運行或租賃費用。網(wǎng)絡(luò)運營商的發(fā)展帶來了網(wǎng)絡(luò)資費的降低，但隨著企業(yè)信息化應(yīng)用對網(wǎng)絡(luò)依賴程度的提高，網(wǎng)絡(luò)運行成本在整體運行成本中的份額不斷增大。

2.5軟硬件設(shè)備維護成本

硬件設(shè)備維護成本是指保障信息系統(tǒng)正常運行所需的設(shè)備維護費用，包含數(shù)據(jù)中心設(shè)備、客戶端設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)鏈路設(shè)備等硬件設(shè)備的維保服務(wù)費。軟件維護成本主要包含信息系統(tǒng)軟件運行中需軟件廠商、集成商提供技術(shù)服務(wù)支持或運維支持而購買的服務(wù)費用。隨著信息化規(guī)模的不斷擴大，軟件維護成本呈現(xiàn)不斷上升的趨勢，特別是隨著信息處理技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，軟件維護成本在軟硬件設(shè)備維護成本中的比重不斷提高。

2.6維護人員成本

維護人員成本主要用于信息化專業(yè)技術(shù)人員對信息系統(tǒng)軟件、硬件的維修、維護工作所給予的勞動報酬，這是保證信息系統(tǒng)穩(wěn)定運行和提高信息化能力的基本投入。

2.7培訓(xùn)成本

信息系統(tǒng)應(yīng)用的最終指向是終端用戶，終端用戶及后備終端用戶的培訓(xùn)是一項長期持久的工作，需要通過持續(xù)、有計劃的培訓(xùn)，來確保信息系統(tǒng)得到正確的應(yīng)用。

3信息化項目投資收益分析

信息化項目投建通常著眼于經(jīng)濟效益、管理效益或社會效益三個目標，在收益表現(xiàn)上由顯性效益和隱性效益兩方面構(gòu)成。由于信息化項目通常更多的是追求長期效益，為企業(yè)奠定一個競爭優(yōu)勢的基礎(chǔ)，不能要求立竿見影，因此隱形效益占的比重會更大一些。

3.1顯性效益分析

顯性效益大多體現(xiàn)在直接經(jīng)濟效益方面，可以用貨幣單位，直接進行定量計算經(jīng)濟效益，以同比、環(huán)比的方式體現(xiàn)企業(yè)收益差異的變化情況。收益分析主要從增收、節(jié)支兩方面加以評估，不同的應(yīng)用類型、不同的應(yīng)用模式需要從不同的維度加以分析評估，在增收、節(jié)支的分析評估維度上可參考以下幾個方面：增收方面，一是因競爭力提高帶來的營業(yè)收入的增長；二是因信息化帶來的新客戶群體、新業(yè)務(wù)領(lǐng)域所帶來的營業(yè)收入的增長。節(jié)支方面，一是庫存周轉(zhuǎn)期的縮短，資金占用的下降；二是人工成本的減少，包括管理環(huán)節(jié)的減少、組織層次扁平化、人工效率提高等因素；三是工作環(huán)節(jié)效率的提高、差錯率的降低帶來的成本的減少。

3.2隱性效益分析

信息系統(tǒng)的隱性效益不容易用貨幣單位直接計量的經(jīng)濟效果，但在企業(yè)的運營管理中發(fā)揮著重要的作用，分析評估維度上可參考以下幾個方面：①信息顆粒度的細化；②信息提供速度的提高；③信息準確性、及時性的提高；④信息加工速度的提高；⑤信息對于業(yè)務(wù)分析、決策提供的幫助；⑥信息系統(tǒng)應(yīng)用對提高營銷能力、服務(wù)能力提供的幫助，對企業(yè)品牌塑造提供的幫助；⑦信息系統(tǒng)應(yīng)用對規(guī)范化管理、加強內(nèi)部管控能力提供的幫助。

4企業(yè)信息化項目投資原則

在厘清信息化項目的投資成本、運行成本的基礎(chǔ)上，結(jié)合信息化項目收益的定量、定性分析，信息化項目的投資收益情況可以較全面地反映出來。信息化項目投資收益分析評估的目的在于提高信息化項目建設(shè)的成功率，但是僅僅只是做項目的成本與收益分析評估工作還是不夠的，特別是在項目規(guī)劃階段，還需要有正確的信息化項目投資原則，只有在正確的導(dǎo)向下，才有可能正確決策項目是否應(yīng)該投建、如何投建。企業(yè)信息化項目的建設(shè)，通常定位在以提升企業(yè)運營能力、管理能力、管理效率為手段，以提升企業(yè)競爭力與可持續(xù)發(fā)展為目標，簡單地在項目建設(shè)標準上追求“高標準”、“領(lǐng)先”、“第一”，其中的無謂投入只能降低信息化項目的效益。

因此，企業(yè)信息化建設(shè)要因時、因條件、因能力和需要綜合考慮，把握“適當(dāng)”、“適合”的原則，既把握適當(dāng)?shù)耐顿Y規(guī)模，選擇適合自己的信息化方案。欲使信息化建設(shè)成功，適當(dāng)?shù)耐顿Y規(guī)模是前提條件。過高的投資規(guī)模，必然帶來投資的浪費，反之不合理地壓低投資規(guī)模，勢必影響信息化建設(shè)的質(zhì)量，影響信息化建設(shè)既定目標的實現(xiàn)，最終一樣會帶來投資的浪費。如何決定投資規(guī)模，需要明確四個方面的問題：一是有什么問題需要解決？二是為什么選擇通過投建信息系統(tǒng)的方式來解決？三是投建信息系統(tǒng)能得到哪些方面的收益？四是投建信息系統(tǒng)能有多少收益？企業(yè)需要在明確這四個問題的答案后，從企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略、行業(yè)環(huán)境、競爭地位、企業(yè)文化、管理水平等方面，進行自我診斷和定位，針對企業(yè)自身特點、基礎(chǔ)和條件，形成初步的解決方案。

有了初步的解決方案后，還需做進一步的方案可行性論證。正確的選型，選擇出適合的方案與產(chǎn)品，對于信息化項目的建設(shè)至關(guān)重要。選擇了龐大的系統(tǒng)，優(yōu)秀的品牌，購置了大量的設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)資源，耗費了巨額的資金，實際上只有其中的部分投入會產(chǎn)生有效產(chǎn)出，而大部分的投入被閑置，同時未考慮后期運行成本中高昂的使用費用，一旦企業(yè)出現(xiàn)盈利不佳的狀況時，此類信息化應(yīng)用往往成了企業(yè)的沉重負擔(dān)，使企業(yè)處于兩難境地：信息系統(tǒng)不運行，企業(yè)日常工作的開展受到嚴重影響，而要維持信息系統(tǒng)的運行，企業(yè)需為此承受沉重的成本負擔(dān)，導(dǎo)致信息化應(yīng)用成為阻礙企業(yè)脫離困境的負能量。反之，由于建設(shè)信息化項目不是在購買標準設(shè)備，低價格不等于是低成本，為壓低成本而用過低的價格選擇項目開發(fā)商，或選擇過于簡單的系統(tǒng)，其結(jié)果往往是信息系統(tǒng)功能不完善，不齊全，開發(fā)商開發(fā)能力不足，售后服務(wù)無法到位，信息化應(yīng)用無法實現(xiàn)預(yù)定的目標，最終導(dǎo)致企業(yè)與開發(fā)商都處于雙輸?shù)木车?。因此，不是最先進的、最貴的方案就是最好的方案，也不是價格最低的方案就是最好的方案，只有最適合自己的才是最好的方案。信息化項目投資的“適當(dāng)”、“適合”原則，需在分析過程中相互論證、修正，通過投資規(guī)模與建設(shè)方案的相互適應(yīng)，尋找最佳平衡點，最終形成一個科學(xué)、合理、可行的信息化項目投資方案。

作者：莊志平單位：中石化森美(福建)石油有限公司