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摘要：新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對(duì)象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)。文章以青島市教育系統(tǒng)為例，探討如何順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)校舍檔案信息化轉(zhuǎn)型。

關(guān)鍵詞：校舍檔案；信息化；檔案管理

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出：新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對(duì)象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)。校舍檔案是中小學(xué)校對(duì)校舍進(jìn)行建設(shè)、維修、改造、管理、使用等活動(dòng)的重要記錄，是反映學(xué)校建設(shè)歷史、查勘維修房屋、合理使用校舍、維護(hù)學(xué)校權(quán)益的重要依據(jù)。由于學(xué)校及教育行政主管部門重視程度不夠、管理力量薄弱、管理手段落后等原因，校舍檔案管理工作現(xiàn)狀與信息化時(shí)代要求差距甚遠(yuǎn)，迫切需要借助信息技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)校舍檔案的全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)。

一、校舍檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）學(xué)校檔案管理意識(shí)淡薄，需加強(qiáng)規(guī)范管理。近年來(lái)，各級(jí)政府加大對(duì)學(xué)校建設(shè)投入力度，學(xué)校新增建設(shè)項(xiàng)目逐年增多，形成大量校舍檔案。學(xué)校對(duì)校舍檔案的價(jià)值缺乏正確的認(rèn)知，存在重工程建設(shè)過(guò)程、輕文件收集歸檔的現(xiàn)象，導(dǎo)致基建文件多頭存放、多家管理、收集不及時(shí)、流失較多，迫切需要加強(qiáng)檔案的集中統(tǒng)一管理，形成規(guī)范的電子檔案，便于保管利用。

（二）傳統(tǒng)管理方式落后于時(shí)代需求，亟待升級(jí)轉(zhuǎn)型。在大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)之前，校舍檔案以紙質(zhì)檔案（文字、圖表）、聲像資料為主，檔案管理對(duì)技術(shù)和效率的要求不是很高。但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著信息化技術(shù)的推廣，電子檔案的內(nèi)容和種類都不斷增多，檔案檢索、查詢、存檔程序更加復(fù)雜，傳統(tǒng)的效率低下的檔案管理模式需要升級(jí)轉(zhuǎn)型，檔案信息化建設(shè)成為時(shí)代發(fā)展的必然要求。

二、校舍檔案管理信息化策略 

（一）強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)意識(shí)。信息化是一個(gè)不可逆轉(zhuǎn)的社會(huì)趨勢(shì)，各級(jí)教育行政主管部門及學(xué)校要順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，樹立檔案信息化意識(shí)，摒棄傳統(tǒng)的以手工和人力來(lái)進(jìn)行檔案管理的模式，制定檔案信息化管理方案，明確檔案信息化管理目標(biāo)，完善檔案信息化管理制度，確保檔案管理工作能夠有序展開。

（二）設(shè)計(jì)、開發(fā)、部署校舍檔案信息管理系統(tǒng)。為促進(jìn)校舍檔案管理工作升級(jí)轉(zhuǎn)型，需要針對(duì)校舍檔案管理利用的重點(diǎn)難點(diǎn)問題，開發(fā)具備錄入、審核、查看、申報(bào)、管理校舍檔案功能的應(yīng)用軟件，建設(shè)校舍檔案信息管理系統(tǒng)。系統(tǒng)以學(xué)校建設(shè)內(nèi)容為信息采集對(duì)象，對(duì)學(xué)校的基建信息進(jìn)行實(shí)時(shí)管理、錄入、統(tǒng)計(jì)，對(duì)校舍檔案進(jìn)行規(guī)范的數(shù)字化處理，建立完整、準(zhǔn)確、動(dòng)態(tài)和規(guī)范的校舍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，系統(tǒng)全面反映中小學(xué)校舍建設(shè)的成果。以互聯(lián)網(wǎng)為傳輸載體，實(shí)現(xiàn)教育行政主管部門和學(xué)校校舍檔案信息管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通，為社會(huì)提供便捷的校舍檔案查詢利用服務(wù)。青島市教育系統(tǒng)加大資金投入，對(duì)校舍檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)、開發(fā)、部署，利用市級(jí)教育行政主管部門信息中心的現(xiàn)有服務(wù)器等硬件資源及各終端使用單位現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)穩(wěn)定上線運(yùn)行。過(guò)程中采用調(diào)研、開發(fā)設(shè)計(jì)、征求意見完善功能、個(gè)別學(xué)校試點(diǎn)、試運(yùn)行、上線運(yùn)行、對(duì)接其他平臺(tái)等試驗(yàn)方法和步驟，完成了系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)任務(wù)。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。開展信息化培訓(xùn)教育，提高檔案工作人員的技術(shù)水平和信息化素養(yǎng)，確保檔案工作人員的綜合能力能滿足檔案信息化管理需要。

（四）保障校舍檔案信息資源安全。當(dāng)今檔案信息資源的安全問題日益凸顯，黑客入侵、病毒破壞、設(shè)備老化、人為泄密等因素給電子文件的管理帶來(lái)安全隱患，平臺(tái)管理部門及學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)管理，防范風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于外在原因可能引發(fā)的電子文件信息安全問題，在數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，應(yīng)采用信息加密技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、防火墻技術(shù)、操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)、數(shù)字檔案的長(zhǎng)期可存取技術(shù)等，保障數(shù)字檔案的安全；加強(qiáng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工外包業(yè)務(wù)管理，規(guī)范外包服務(wù)主體的權(quán)責(zé)、行為，確保數(shù)字化過(guò)程中檔案實(shí)體及內(nèi)容的安全；定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)及數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢查，確保防火墻運(yùn)行正常；設(shè)備更新?lián)Q代后及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移，并進(jìn)行異地異質(zhì)備份。對(duì)于內(nèi)在原因可能引發(fā)的信息安全問題，及時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)實(shí)施安全等級(jí)保護(hù)測(cè)評(píng)，消除技術(shù)漏洞所帶來(lái)的數(shù)據(jù)遺失問題；加強(qiáng)對(duì)信息的管理，制定合理、完善的管理措施和規(guī)范，定期對(duì)技術(shù)人員進(jìn)行安全業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而真正保護(hù)數(shù)字信息的真實(shí)、可靠和完整。

三、校舍檔案信息管理系統(tǒng)研發(fā)成果

（一）建立校舍檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，構(gòu)建綜合統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)中心，建立廣泛、時(shí)效、詳實(shí)的中小學(xué)校舍檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和統(tǒng)一。根據(jù)山東省中小學(xué)校舍檔案管理的分類辦法和基建檔案整理基本要求，學(xué)校將整理完畢的確權(quán)類、基建類和管理類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，處理結(jié)果按照校區(qū)、校舍歸入不同的文件夾，存于數(shù)據(jù)庫(kù)。利用校舍檔案形成校舍基礎(chǔ)信息，包括學(xué)校的名稱、詳細(xì)地址、建校時(shí)間、學(xué)校辦別、學(xué)校類別、辦學(xué)規(guī)模、學(xué)校體育活動(dòng)場(chǎng)地配備、占地面積、總建筑面積、單體建筑數(shù)量；每棟單體建筑的主要信息包括規(guī)劃投資、建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、中標(biāo)日期、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、開竣工時(shí)間、房屋名稱、房屋用途、建筑面積、使用面積、地上地下樓層數(shù)、建筑結(jié)構(gòu)、排查鑒定情況、使用年限、采暖形式、采暖面積等；每年新增面積、維修面積、拆除面積、移作他用面積等歷史信息。上述信息存于數(shù)據(jù)庫(kù)。

（二）建立校舍檔案管理系統(tǒng)云平臺(tái)。采用“互聯(lián)網(wǎng)＋云部署”管理模式，依托統(tǒng)一管理、統(tǒng)一認(rèn)證、統(tǒng)一數(shù)據(jù)中心的基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，規(guī)范構(gòu)建區(qū)域內(nèi)校舍檔案云平臺(tái)。即在云上安裝部署校舍檔案管理平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，各中小學(xué)無(wú)需再單獨(dú)部署軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)，只需通過(guò)網(wǎng)絡(luò)登錄到中心服務(wù)器，進(jìn)行遠(yuǎn)程校舍的管理，同時(shí)教育行政主管部門和學(xué)校之間可進(jìn)行數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)和共享，確保轄屬學(xué)校校舍檔案管理平臺(tái)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一、規(guī)范、及時(shí)、準(zhǔn)確。

（三）校舍檔案管理系統(tǒng)云平臺(tái)應(yīng)用。使用范圍包括各級(jí)教育行政主管部門用戶、學(xué)校用戶。上級(jí)用戶可以查看、審核、修改各學(xué)校的校舍基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，查看校舍大數(shù)據(jù)分析報(bào)表及校舍檔案。學(xué)校用戶負(fù)責(zé)進(jìn)行校舍基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的上報(bào)及校舍檔案錄入。

（四）預(yù)留接口對(duì)接其他數(shù)據(jù)平臺(tái)。校舍檔案管理系統(tǒng)預(yù)留數(shù)據(jù)接口，服務(wù)于地方數(shù)據(jù)中心平臺(tái)，為數(shù)據(jù)中心及其他應(yīng)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)源及數(shù)據(jù)同步，便于與其他系統(tǒng)對(duì)接，融入數(shù)字中國(guó)建設(shè)。

綜上所述，校舍檔案信息化是大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理的必然趨勢(shì)，也是提高檔案管理效率的有效途徑。學(xué)校要揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定校舍檔案管理信息化發(fā)展方案，完善檔案管理服務(wù)機(jī)制，發(fā)揮校舍檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，發(fā)掘檔案信息的有效價(jià)值，為自身發(fā)展和社會(huì)需要提供高水平的檔案服務(wù)。

作者：郝炳海 單位：青島市教育后勤服務(wù)保障中心